L’option « Produits inactifs avec quantité en inventaire » est une option disponible de l’onglet — Inventaire afin de permettre à l’intervenant responsable de la gestion des inventaires d’assurer la pérennité de ceux-ci. La sélection de l’option « Produits avec inventaires négatifs » à la suite de l’utilisation du bouton d’action « Optimiser inventaires » permet de générer un rapport dans lequel PRÉCIS regroupe les produits inactifs avec une quantité en stock dans un tableau dans lequel les produits inactifs ainsi que la quantité présente dans les différentes localisations d’inventaires seront affichés afin qu’une analyse soit faite par l’intervenant responsable d’optimiser les inventaires.

L’objectif principal de l’option « Produits inactifs avec quantité en inventaire » permet d’indiquer à l’intervenant les différents produits présents dans une localisation d’inventaire dont une quantité est toujours disponible en stock dans le but d’apporter soit une correction temporaire à une table de conversion afin que la quantité de ce produit s’épuise de l’inventaire, toujours dans le but de pouvoir maintenir un ratio de rotation optimal et de limiter les pertes financières qui pourraient survenir si les produits ne sont pas utilisés avant la date de péremption. Les produits inactifs avec une quantité en stock sont présents dans la base de données d’inventaire de PRÉCIS pour l’une des raisons suivantes :

• Changement au niveau de la table de conversion pour l’utilisation d’un nouveau produit sans que toutes les étapes associées à un changement de table de conversion aient été complétées ;
• Commande du produit inactif en prévision d’une possible pénurie prévue pour le produit utilisé dans la table de conversion ;
• Commande du produit inactif en attente d’une infolettre de la RAMQ mentionnant que le produit est maintenant inscrit et couvert par le régime gouvernemental.

EXEMPLE DE L’OPTION « OPTIMISER INVENTAIRES » : Produits inactifs avec quantité en inventaire :

À SAVOIR :

Le tableau « Produits inactifs avec quantité en inventaire » affiche tous les produits pour lesquels une quantité est présente en stock pour la localisation d’inventaire dans laquelle il se trouve. Les produits contenus dans ce tableau découlent d’une modification effectuée dans leur « Fiche produit » par un intervenant ayant modifié le choix du menu déroulant de la colonne « Actif » de « Oui » signifiant que ce produit est actif à « Non » rendant désormais le produit inactif. Chaque fois qu’une quantité d’un produit inactif pour une localisation d’inventaire est détectée à la suite de l’utilisation du bouton d’action « Optimiser les inventaires » et de la sélection de l’option « Produits inactifs avec quantité en inventaire », PRÉCIS affichera le produit ; DIN, Nom et Force en précisant la localisation d’inventaire pour laquelle une quantité est présente. En fonction de la quantité présente en stock, l’intervenant pourra analyser les données complémentaires inscrites dans la « Fiche produit » du produit de manière à évaluer l’action à prendre pour celui-ci. Le tableau « Produits inactifs avec quantité en inventaire » contient les données suivantes :

La colonne «  DIN  » : Indique le DIN du produit « Inactif » pour lequel une quantité est présente en stock pour une localisation d’inventaire. Vous pouvez appuyer sur le DIN afin d’accéder directement à sa « Fiche produit » contenue dans l’onglet — Fiche produit.

La colonne «  Nom  » : Indique le Nom du produit associé au DIN « Inactif » pour lequel une quantité est présente en stock pour une localisation d’inventaire.

La colonne «  Force  » : indique la force du produit associée au DIN « Inactif » pour lequel une quantité est présente en stock pour une localisation d’inventaire.

La colonne «  Localisation  » : Indique la localisation d’inventaire dans laquelle se trouve une quantité du produit « Inactif ».

La colonne «  Emplacement/cassette  » : Indique l’emplacement du produit « Inactif » dans sa localisation d’inventaire. L’emplacement inscrit pour les produits « Hors robot » correspond à l’endroit où le produit se trouve dans les différentes localisations d’inventaires de la CPO. Lorsqu’il s’agit d’un emplacement pour un « Robot » de production, la donnée inscrite correspond à la cassette dans laquelle la quantité du produit se trouve.

La colonne «  Qte  » : Indique la quantité présente du produit pour la localisation d’inventaire mentionnée pour lequel le DIN est « Inactif ».

À FAIRE :

Appuyer sur le DIN du produit pour accéder à sa « Fiche produit » afin de vérifier le « Codex » qui lui est défini ou de vérifier si une note a été ajoutée à la « Fiche produit » qui vous permettra de déterminer l’action à prendre pour celui-ci.

Vérifier d’abord le « Codex » défini pour ce produit. Si le codex n’est pas défini à « Produit Gx d’exception », qui signifierait que le produit fait partie de la table de conversion dans le tableau des « DIN à convertir », mais que l’ordonnance d’un patient est programmée avec le code « ! W ! NPS » empêchant la substitution de celui-ci par le « DIN à utiliser », vérifier ensuite si une note est inscrite dans la boîte disponible sous la colonne « Note générale ». Le cas échéant, le choix du menu déroulant sous la colonne « Actif » devra être changé à « Oui » afin que le produit soit à nouveau actif dans la base de données d’inventaire de PRÉCIS afin qu’il puisse être commandé lors de l’analyse des besoins lorsque le DIN du produit sera contenu dans un fichier de production.

Si la note « Modifier la table de conversion lorsque l’inventaire sera bas, car Gx privilégié de nouveau disponible » est inscrite et que l’information du « Produit Gx Privilégié » est également inscrite sous la colonne « Substitué par », cela signifie que la table de conversion a été modifiée puisque le produit générique est de nouveau disponible et d’inscrit dans le tableau du « DIN à utiliser » de l’onglet — Table de conversion, mais que lors du changement effectué au niveau de celle-ci, l’intervenant ayant procédé à cette tâche a oublié de compléter les étapes nécessaires lorsqu’un changement au niveau du « DIN à utiliser » est effectué. Le cas échéant, selon vos procédures internes, vous pourrez procéder au retrait de la quantité résiduelle de l’inventaire physique et de l’inventaire PRÉCIS.

Récupérer le produit dans sa localisation d’inventaire afin de retirer tous les formats du produit de l’inventaire avant de procéder au retrait de la quantité inscrite dans sa « Fiche produit ». Sous la colonne « Quantité » de sa « Fiche produit », remplacer la valeur inscrite sous cette colonne par zéro (0) comme vous retirer entièrement la quantité de l’inventaire. Assurez-vous également de retirer la donnée inscrite sous la colonne « Emplacement » lors de l’ajustement de l’inventaire. Appuyer sur le bouton d’action « Enregistrer » afin que PRÉCIS procède à la déduction de la quantité de l’inventaire. 

PRÉCIS vous affichera l’encadré « Modification de l’inventaire » dans lequel vous devrez préciser la « Raison » associée à l’ajustement de l’inventaire en plus de vous permettre d’ajouter l’« Explication » qui justifie cet ajustement d’inventaire.

Parmi les choix du menu déroulant pour la « Raison » choisir « Changement de générique » et dans l’encadré disponible pour l’« Explication », inscrire qu’il s’agit d’une « gestion pour continuer avec le générique privilégié » et appuyer sur le bouton d’action « Confirmer » (Image 1). L’Inscription d’une explication détaillée permet de faire plus facilement le suivi des inventaires si un débalancement d’inventaire survenait ultérieurement. PRÉCIS procédera à l’enregistrement de la déduction d’inventaire en procédant à la mise à jour des quantités inscrites dans la « Fiche produit » (Image 2).