Signaler Év. - PLATEAU de production

La gestion d’un évènement associé au plateau de production permet d’assurer la traçabilité associée à une communication interne pour chacune des cartes qu’il contient et de contrôler globalement la qualité du processus afin de réduire le potentiel d’évènements futurs pouvant se rendre jusqu’à une de nos pharmacies clientes, voir même jusqu’au patient.

La compréhension des évènements contenus dans la carte d’un patient est déterminante et nécessaire pour le maintien d’un niveau maximal d’assurance qualité dans toutes les sphères d’activités d’une centrale de préparation d’ordonnance. Puisque plusieurs intervenants ; Producteur junior ou sénior, Délégataire junior, Délégataire sénior et Pharmacien, peuvent poser des actions sur la même carte d’un patient, une standardisation et une bonne utilisation du bouton d’action « + » pour signaler un évènement associé au plateau de production assure la traçabilité de cet évènement tout au long du processus global de production et permet aux différents intervenants qui auront à manipuler les cartes qu’il contenait de comprendre les interventions additionnelles qui ont été complétées selon les processus en vigueur qui sont directement intégrés dans PRÉCIS.

Le signalement d’un évènement pour un plateau de production met en lumière l’application de la procédure en vigueur par l’intervenant et permet d’alimenter les données comprises dans différents onglets de PRÉCIS dans le but d’effectuer des contrôles de qualité périodiques et des analyses permettant d’assurer la qualité globale du circuit du médicament et donc, la sécurité des patients. En fonction des rôles désignés à chaque titre d’emploi au sein du circuit, le signalement d’un évènement permet au pharmacien gestionnaire pour qui la délégation des actes doit être intégralement effectuée sous sa supervision d’élaborer des plans d’action et de prendre des décisions qui permettront d’assurer le maintien de la sécurité et de la qualité du processus. Ainsi, selon le titre d’emploi des différents intervenants ayant à manipuler une carte, le signalement d’un évènement associé à un plateau de production reflète les réalités expliquées dans la section « Le rôle des différents intervenants ».

Le rôle des différents intervenants :

Préparateur junior et/ou Préparateur sénior responsable de l’étape du « Comptage » :

Le rôle du Préparateur junior et/ou du Préparateur sénior consiste à l’action de préparer des médicaments de formes pharmaceutiques orales solides dans des OAA (Outils d’aide à l’administration des médicaments) afin de faciliter leur administration aux patients. L’étape du comptage signifie que l’intervenant a complété la préparation à 100 % de ces outils en s’assurant que la bonne quantité de médicaments (nombre d’unités de produits par alvéole ou par sachet) ainsi que les instructions de préparation (un conditionnement particulier, le respect d’un calendrier d’administration, le respect d’une étape, etc.) sont respectées avant d’ajouter l’intervention « Comptée » dans le tableau « Historique des interventions sur la carte » pour la carte d’un patient. C’est donc dire que l’intervenant responsable de cette étape assure la qualité et la conformité de l’insertion manuelle, de la production robotisée et de la programmation effectuée pour les ordonnances des patients par la pharmacie cliente. Cette qualité est effectuée lors de l’étape de « comptage ».

Lors de la détection d’un évènement associé à une problématique survenue avec le plateau de production au cours de l’étape du comptage par l’intervenant responsable d’ajouter l’intervention « Comptée » à celle-ci, le signalement de l’évènement dans la carte du patient permet :
D’aviser le personnel en aval, ceux affectés à la validation et au contrôle de qualité, qu’un évènement a été détecté pour la carte du patient dès la première étape de la production, et ce, par le biais d’une communication interne qui assure la traçabilité de l’évènement tout au long du processus global de production ;
De mettre en évidence une anomalie survenue lors d’une des étapes pour lesquelles il a la responsabilité d’assurer la qualité ;
D’alimenter le rapport d’assurance qualité de l’onglet — Assurance qualité afin que des interventions plus techniques soient apportées lorsqu’un évènement récurrent survient ;
De confirmer la bonne pratique de la procédure de production en vigueur et de pouvoir la modifier au besoin

Lors de la correction d’un évènement associé à une problématique survenue avec le plateau de production au cours de l’étape du comptage par l’intervenant responsable d’ajouter l’intervention « Comptée » à celle-ci, l’évènement signalé dans la carte du patient permet :
D’obtenir un visuel récapitulatif de l’évènement qui met en évidence l’emplacement (la date et le moment de prise) où la correction de l’évènement doit être effectuée.
D’obtenir un visuel récapitulatif de l’évènement qui met en évidence l’emplacement (la date et le moment de prise) où la correction de l’évènement doit être effectuée ainsi que la quantité (le nombre d’unités et la fraction) du produit impliquée par la description de l’évènement choisit lorsque celui-ci fait référence à un produit dans la carte ;
L’informatisation des processus rend possible la correction de l’évènement selon une cascade logique d’actions à effectuer selon la nature exacte de l’évènement signalé.
De compléter les actions nécessaires afin d’assurer une correction sécuritaire de l’évènement détecté ;
D’assurer la traçabilité des actions complétées dans la carte du patient lors de la correction de l’évènement signalé grâce à l’ajout du Nom de l’intervenant, de la date et l’heure auxquelles la correction a été effectuée ;
D’empêcher qu’une action ne soit pas complétée dans la carte d’un patient avant d’ajouter l’intervention « Comptée » dans le tableau « Historique des interventions sur la carte ».

Délégataire junior et/ou Délégataire sénior responsable de l’étape de la « Validation » :

Le rôle du Délégataire junior et/ou du Délégataire sénior consiste à l’action de vérifier que les médicaments préparés correspondent à l’étiquette de son emballage, c’est-à-dire qu’il procède à la vérification des médicaments de formes pharmaceutiques orales solides servis dans des OAA (outils d’aide à l’administration des médicaments) en s’assurant qu’il s’agit du bon médicament servi à la bonne dose, au bon moment de prise et de la façon indiquée. L’étape de la validation signifie que l’intervenant procède à la vérification des étapes effectuées préalablement en plus d’assurer la concordance entre le contenant et le contenu de l’OAA conformément à la procédure en vigueur avant d’ajouter l’intervention « Validée » dans le tableau « Historique des interventions sur la carte » pour la carte d’un patient. Cet intervenant doit également vérifier la qualité physique du produit final (l’OAA au complet) qui sera envoyé à la pharmacie cliente lorsque chacune des étapes du circuit du médicament aura été complétée. C’est donc dire que l’intervenant responsable de cette étape assure la qualité et la conformité de l’étape du comptage qui englobe chacune des étapes précédentes à l’intervention « Comptée ».

Lors de la détection d’un évènement associé à une problématique survenue avec le plateau de production au cours de l’étape de la validation par l’intervenant responsable d’ajouter l’intervention « Validée » à celle-ci, le signalement de l’évènement dans la carte du patient permet :
D’aviser le pharmacien gestionnaire qu’un évènement est survenu lors de l’étape préalable à la validation, mais qu’il n’a pas été détecté par l’intervenant ayant ajouté l’intervention « Comptée » dans le tableau « Historique des interventions sur la carte » du patient afin qu’il puisse, selon son jugement professionnel, intervenir ou apporter des modifications aux procédures en vigueur afin d’éviter la répétition de ce genre d’évènement ;
D’aviser le personnel désigné à la correction de l’évènement et à la validation future qu’un évènement a été détecté pour la carte du patient dès la première étape de la production par le biais d’une communication interne ;
D’ajouter les actions qui devront être complétées dans la carte du patient à la suite du signalement de l’évènement ;
De confirmer la bonne pratique de la procédure de validation en vigueur.

Lors de la validation d’une carte « Comptée » dans laquelle un évènement associé à la carte du patient a été signalé par l’intervenant responsable d’ajouter l’intervention « Validée » à celle-ci, l’évènement signalé dans la carte du patient permet :
D’obtenir un visuel récapitulatif de l’évènement signalé.
De confirmer que l’intervenant ayant ajouté l’intervention « Validée » à la carte du patient dans laquelle un évènement a été signalé a confirmé la correction de celui-ci.

Délégataire sénior responsable de l’étape du « Contrôle de qualité » :

Le rôle du Délégataire sénior consiste à l’action de vérifier un échantillon pour chaque intervenant ayant ajouté l’intervention « Validée » dans le tableau « Historique des interventions sur la carte » pour la carte d’un patient dans le but d’assurer la sécurité et la qualité du circuit globale de production. L’étape du contrôle de qualité signifie que l’intervenant procède à la vérification des étapes effectuées préalablement, en s’assurant de vérifier de la chronologie de chaque étape complétée dans la carte d’un patient avant d’ajouter l’intervention « Revalidée — contrôle de qualité » dans le tableau « Historique des interventions sur la carte » pour la carte d’un patient. C’est donc dire que l’intervenant responsable de cette étape assure la qualité et la conformité de l’étape de la validation qui englobent chacune des étapes effectuées lors de l’étape du « Comptage ».

Lors de la détection d’un évènement associé à une problématique survenue avec le plateau de production au cours de l’étape du contrôle de qualité par l’intervenant responsable d’ajouter l’action « Revalidée — contrôle de qualité » à celle-ci, le signalement de l’évènement dans la carte du patient permet :
D’aviser le pharmacien gestionnaire qu’un évènement est survenu lors de l’étape préalable au contrôle de qualité, mais qu’il n’a pas été détecté par l’intervenant ayant ajouté l’intervention « Validée » dans le tableau « Historique des interventions sur la carte » du patient afin qu’il puisse, selon son jugement professionnel, intervenir ou apporter des modifications aux procédures en vigueur afin d’éviter la répétition de ce genre d’évènement ;
D’aviser le personnel désigné à la correction de l’évènement et à la validation future qu’un évènement a été détecté pour le DIN d’un produit dès la première étape de la production par le biais qu’une communication interne ;
D’ajouter les actions qui devront être complétées dans la carte du patient à la suite du signalement de l’évènement ;
De confirmer la bonne pratique de la procédure du contrôle de qualité en vigueur.

Lors du contrôle de qualité d’une carte « Validée » dans laquelle un évènement associé à une problématique survenue avec le plateau de production a été signalé par l’intervenant responsable d’ajouter l’action « Revalidée — contrôle de qualité » à celle-ci, l’évènement signalé dans la carte du patient permet :
D’obtenir un visuel récapitulatif de l’évènement signalé.
De confirmer que l’intervenant ayant ajouté l’intervention « Validée » à la carte du patient dans laquelle un évènement a été signalé a confirmé la correction de celui-ci.

Tel que le démontre le graphique suivant, le processus d’assurance qualité aux différentes étapes du circuit du médicament représente la manière dont la vérification des étapes précédentes du processus devrait être faite.

Traçabilité des évènements :

La traçabilité des évènements inscrits dans pour un plateau de production à un lien direct avec les interventions ajoutées à la carte d’un patient dans le tableau « Historique des interventions sur la carte » en fonction de l’étape à laquelle le signalement est effectué de manière à faciliter la compréhension globale de l’évènement pour les différents intervenants qui auront à manipuler les cartes contenues dans ce plateau. C’est pourquoi le concept de l’évènement « Racine » est développé pour chaque évènement ajouté à un plateau de production. L’objectif du concept de l’évènement « Racine » est D’ASSURER LA TRAÇABILITÉ associée au signalement de l’évènement au nom de l’intervenant ayant complété l’action exigée dans le but de SÉCURISER LE PROCESSUS tout en précisant la date ainsi que l’heure auxquelles l’enregistrement de l’évènement a eu lieu dans chacune des cartes contenues dans le plateau de production. À la suite de l’enregistrement du signalement d’un évènement pour la carte d’un patient, PRÉCIS transposera l’évènement signalé dans le tableau intitulé « Évènements du plateau X » et ce, dans chacune des cartes affichées dans le visuel « Autres cartes du même plateau ».

La ligne représentée par le symbole « · » (point rouge) correspond à la racine de l’évènement, c’est-à-dire la description de l’évènement signalé par l’intervenant à partir de l’encadré « Signaler un évènement pour le plateau de production » où le bouton pour signaler un évènement « Plateau » est situé dans l’encadré « Autres cartes du même plateau ». PRÉCIS ajoutera automatiquement une ligne dans le tableau « Évènements du plateau X ». La racine de l’évènement inscrit dans le tableau « Évènements du plateau X » peut contenir les données suivantes :

Les différents évènements associés à la carte d’un patient :

PRÉCIS permet l’utilisation de différents évènements pour signaler une anomalie détectée ou survenue avec le plateau de production. Ces différents évènements sont classifiés selon des niveaux en fonction de leur nature distinctive. Chaque fois qu’un évènement est signalé pour le plateau de production, PRÉCIS transpose le signalement de ceux-ci dans l’onglet – Assurance qualité afin qu’il soit possible pour la personne responsable de faire des suivis d’assurance qualité, d’évaluer les interventions qui devront être faites. Les évènements qui peuvent être signalés pour un plateau de production sont les suivants :

Évènement de « Niveau 4 » : Les évènements de « Niveau 4 » répertorient les évènements qui réfèrent à des communications associées à l’intégralité du plateau de production. Les évènements de « Niveau 4 », lorsqu’ils sont signalés pour un plateau de production, réfèrent à une communication transmise à l’interne entre les différents intervenants de la CPO qui auront à manipuler les cartes contenues dans celui-ci. Le signalement d’un évènement de type « Plateau » permet à PRÉCIS de transposer l’évènement signalé à partir d’une carte contenue dans celui-ci dans toutes les autres cartes du plateau, et ce, grâce aux paramètres du système.

L’évènement « 4 — Plateau accroché/échappé/manipulé/refait » doit être signalé pour un plateau de production pour indiquer aux prochains intervenants qui auront à manipuler les cartes qu’il contient qu’il a été soit :
« Accroché » par un intervenant avant que les cartes qu’il contient soient scellées ;
« Échappé » par un intervenant lors de son transport entre deux (2) emplacements de production avant que les cartes qu’il contient soient scellées ;
« Manipulé » par un intervenant lorsque les cartes alvéolaires dans lesquelles sont contenus les produits sont mal positionnées et qu’elles empêchent la bonne fonctionnalité du plateau de production dans le robot ;
« Refait » par un intervenant lorsqu’une problématique associée au robot ou lors de l’étape de l’insertion manuelle est survenue et que les cartes qu’il contient doivent être refaites manuellement avant que le décompte de celles-ci puisse être effectué.

L’évènement « 4 — Message interne à la CPO concernant le plateau » doit être signalé pour un plateau de production lorsqu’un message doit être transmis aux prochains intervenants qui auront à manipuler les cartes contenues dans celui-ci. Par exemple, lorsque l’intervenant responsable d’ajouter l’intervention « Comptée » au tableau « Historique des interventions sur la carte » réalise que les cartes alvéolaires n’ont pas été mises dans le bon ordre dans le plateau de production puisque les produits mis lors de l’insertion manuelle ne sont pas dans les cartes associées au bon patient, l’évènement « 4 — Message interne à la CPO concernant le plateau » pourrait être signalé pour le plateau de production et l’intervenant pourrait préciser avant de procéder à l’enregistrement de l’évènement la mention suivante « Les cartes alvéolaires du plateau de production n’ont pas été mises à leur bon emplacement. Tous les produits externes ne se trouvent pas dans les bonnes cartes ». L’enregistrement de cet évènement à partir d’une carte se transposera dans toutes les cartes contenues dans le plateau de production et permettra d’ajouter une justification supplémentaire aux nombreux évènements qui devront être signalés dans les différentes cartes afin que les produits soient déplacés dans leurs cartes respectives.