La gestion d’un évènement associé à la carte d’un patient permet d’assurer l’exactitude au niveau du décompte d’une carte et de contrôler globalement la qualité du processus afin de réduire le potentiel d’évènements futurs pouvant se rendre jusqu’à une pharmacie cliente, voir même jusqu’au patient.

La compréhension des évènements d’une carte d’un patient est déterminante et nécessaire pour le maintien d’un niveau maximal de sécurité dans toutes les sphères d’activités d’une centrale de préparation d’ordonnance. Puisque plusieurs intervenants ; Producteur junior ou sénior, Délégataire junior, Délégataire sénior et Pharmacien, peuvent poser des actions sur la même carte d’un patient, une standardisation et une bonne utilisation du bouton d’action « + » pour signaler un évènement associé à la carte d’un patient assure la traçabilité de cet évènement tout au long du processus global de production et permet aux différents intervenants qui auront à manipuler celle-ci de comprendre les interventions additionnelles qui ont été complétées selon les processus en vigueur qui sont directement intégrés dans PRÉCIS.

Le signalement d’un évènement pour la carte d’un patient met en lumière l’application de la procédure en vigueur par l’intervenant et permet d’alimenter les données comprises dans différents onglets de PRÉCIS dans le but d’effectuer des contrôles de qualité périodiques et des analyses permettant d’assurer la qualité globale du circuit du médicament et donc, la sécurité des patients. En fonction des rôles désignés à chaque titre d’emploi au sein du circuit, le signalement d’un évènement permet au pharmacien gestionnaire pour qui la délégation des actes doit être intégralement effectuée sous sa supervision d’élaborer des plans d’action et de prendre des décisions qui permettront d’assurer le maintien de la sécurité et de la qualité du processus. Ainsi, selon le titre d’emploi des différents intervenants ayant à manipuler une carte, le signalement d’un évènement associé au DIN d’un produit reflète les réalités expliquées dans la section « Le rôle des différents intervenants ».

Le rôle des différents intervenants :

Préparateur junior et/ou Préparateur sénior responsable de l’étape du « Comptage » :

Le rôle du Préparateur junior et/ou du Préparateur sénior consiste à l’action de préparer des médicaments de formes pharmaceutiques orales solides dans des OAA (Outils d’aide à l’administration des médicaments) afin de faciliter leur administration aux patients. L’étape du comptage signifie que l’intervenant a complété la préparation à 100 % de ces outils en s’assurant que la bonne quantité de médicaments (nombre d’unités de produits par alvéole ou par sachet) ainsi que les instructions de préparation (un conditionnement particulier, le respect d’un calendrier d’administration, le respect d’une étape, etc.) sont respectées avant d’ajouter l’intervention « Comptée » dans le tableau « Historique des interventions sur la carte » pour la carte d’un patient. C’est donc dire que l’intervenant responsable de cette étape assure la qualité et la conformité de l’insertion manuelle, de la production robotisée et de la programmation effectuée pour les ordonnances des patients par la pharmacie cliente. Cette qualité est effectuée lors de l’étape de « comptage ».

• Lors de la détection d’un évènement associé à la carte d’un patient au cours de l’étape du comptage par l’intervenant responsable d’ajouter l’intervention « Comptée » à celle-ci, le signalement de l’évènement dans la carte du patient permet :
• D’aviser le personnel en aval, ceux affectés à la validation et au contrôle de qualité, qu’un évènement a été détecté pour la carte du patient dès la première étape de la production, et ce, par le biais d’une communication interne qui assure la traçabilité de l’évènement tout au long du processus global de production ;
• De mettre en évidence une anomalie survenue lors d’une des étapes pour lesquelles il a la responsabilité d’assurer la qualité ;
• À PRÉCIS de générer automatiquement les actions qui devront être complétées dans la carte du patient afin d’en assurer une correction sécuritaire ;
• D’alimenter le rapport d’assurance qualité de l’onglet — Assurance qualité afin que des interventions plus techniques soient apportées lorsqu’un évènement récurrent survient ;
• De confirmer la bonne pratique de la procédure de production en vigueur et de pouvoir la modifier au besoin

• Lors de la correction d’un évènement associé à la carte d’un patient au cours de l’étape du comptage par l’intervenant responsable d’ajouter l’intervention « Comptée » à celle-ci, l’évènement signalé dans la carte du patient permet :
• D’obtenir un visuel récapitulatif de l’évènement qui met en évidence l’emplacement (la date et le moment de prise) où la correction de l’évènement doit être effectuée.
• D’obtenir un visuel récapitulatif de l’évènement qui met en évidence l’emplacement (la date et le moment de prise) où la correction de l’évènement doit être effectuée ainsi que la quantité (le nombre d’unités et la fraction) du produit impliquée par la description de l’évènement choisit lorsque celui-ci fait référence à un produit dans la carte ;
• L’informatisation des processus rend possible la correction de l’évènement selon une cascade logique d’actions à effectuer selon la nature exacte de l’évènement signalé.
• De compléter les actions nécessaires afin d’assurer une correction sécuritaire de l’évènement détecté ;
• D’assurer la traçabilité des actions complétées dans la carte du patient lors de la correction de l’évènement signalé grâce à l’ajout du Nom de l’intervenant, de la date et l’heure auxquelles la correction a été effectuée ;
• D’empêcher qu’une action ne soit pas complétée dans la carte d’un patient avant d’ajouter l’intervention « Comptée » dans le tableau « Historique des interventions sur la carte ».

Délégataire junior et/ou Délégataire sénior responsable de l’étape de la « Validation » :

Le rôle du Délégataire junior et/ou du Délégataire sénior consiste à l’action de vérifier que les médicaments préparés correspondent à l’étiquette de son emballage, c’est-à-dire qu’il procède à la vérification des médicaments de formes pharmaceutiques orales solides servis dans des OAA (outils d’aide à l’administration des médicaments) en s’assurant qu’il s’agit du bon médicament servi à la bonne dose, au bon moment de prise et de la façon indiquée. L’étape de la validation signifie que l’intervenant procède à la vérification des étapes effectuées préalablement en plus d’assurer la concordance entre le contenant et le contenu de l’OAA conformément à la procédure en vigueur avant d’ajouter l’intervention « Validée » dans le tableau « Historique des interventions sur la carte » pour la carte d’un patient. Cet intervenant doit également vérifier la qualité physique du produit final (l’OAA au complet) qui sera envoyé à la pharmacie cliente lorsque chacune des étapes du circuit du médicament aura été complétée. C’est donc dire que l’intervenant responsable de cette étape assure la qualité et la conformité de l’étape du comptage qui englobe chacune des étapes précédentes à l’intervention « Comptée ».

• Lors de la détection d’un évènement associé à la carte du patient au cours de l’étape de la validation par l’intervenant responsable d’ajouter l’intervention « Validée » à celle-ci, le signalement de l’évènement dans la carte du patient permet :
• D’aviser le pharmacien gestionnaire qu’un évènement est survenu lors de l’étape préalable à la validation, mais qu’il n’a pas été détecté par l’intervenant ayant ajouté l’intervention « Comptée » dans le tableau « Historique des interventions sur la carte » du patient afin qu’il puisse, selon son jugement professionnel, intervenir, ajouter des séances de formation ou de recertification ou apporter des modifications aux procédures en vigueur afin d’éviter la répétition de ce genre d’évènement ;
• D’aviser le personnel désigné à la correction de l’évènement et à la validation future qu’un évènement a été détecté pour la carte du patient dès la première étape de la production par le biais d’une communication interne ;
• D’ajouter les actions qui devront être complétées dans la carte du patient à la suite du signalement de l’évènement ;
• De confirmer la bonne pratique de la procédure de validation en vigueur.

• Lors de la validation d’une carte « Comptée » dans laquelle un évènement associé à la carte du patient a été signalé par l’intervenant responsable d’ajouter l’intervention « Validée » à celle-ci, l’évènement signalé dans la carte du patient permet :
• D’obtenir un visuel récapitulatif de l’évènement qui met en évidence l’emplacement (la date et le moment de prise) où la correction de l’évènement doit être effectuée.
• D’obtenir un visuel récapitulatif de l’évènement qui met en évidence l’emplacement (la date et le moment de prise) où la correction de l’évènement doit être effectuée ainsi que la quantité (le nombre d’unités et la fraction) du produit impliquée par la description de l’évènement choisit lorsque celui-ci fait référence à un produit dans la carte ;
• De confirmer que les actions effectuées dans la carte du patient pour l’évènement signalé ont été complétées adéquatement, c’est-à-dire que l’intervenant confirme que la correction de l’évènement a été effectuée. 

Délégataire sénior responsable de l’étape du « Contrôle de qualité » :

Le rôle du Délégataire sénior consiste à l’action de vérifier un échantillon pour chaque intervenant ayant ajouté l’intervention « Validée » dans le tableau « Historique des interventions sur la carte » pour la carte d’un patient dans le but d’assurer la sécurité et la qualité du circuit globale de production. L’étape du contrôle de qualité signifie que l’intervenant procède à la vérification des étapes effectuées préalablement, en s’assurant de vérifier de la chronologie de chaque étape complétée dans la carte d’un patient avant d’ajouter l’intervention « Revalidée — contrôle de qualité » dans le tableau « Historique des interventions sur la carte » pour la carte d’un patient. C’est donc dire que l’intervenant responsable de cette étape assure la qualité et la conformité de l’étape de la validation qui englobe chacune des étapes effectuées lors de l’étape du « Comptage ».

• Lors de la détection d’un évènement associé à la carte du patient au cours de l’étape du contrôle de qualité par l’intervenant responsable d’ajouter l’action « Revalidée — contrôle de qualité » à celle-ci, le signalement de l’évènement dans la carte du patient permet :
• D’aviser le pharmacien gestionnaire qu’un évènement est survenu lors de l’étape préalable au contrôle de qualité, mais qu’il n’a pas été détecté par l’intervenant ayant ajouté l’intervention « Validée » dans le tableau « Historique des interventions sur la carte » du patient afin qu’il puisse, selon son jugement professionnel, intervenir, ajouter des séances de formation ou de recertification ou apporter des modifications aux procédures en vigueur afin d’éviter la répétition de ce genre d’évènement ;
• D’aviser le personnel désigné à la correction de l’évènement et à la validation future qu’un évènement a été détecté pour le DIN d’un produit dès la première étape de la production par le biais qu’une communication interne ;
• D’ajouter les actions qui devront être complétées dans la carte du patient à la suite du signalement de l’évènement ;
• De confirmer la bonne pratique de la procédure du contrôle de qualité en vigueur.

• Lors du contrôle de qualité d’une carte « Validée » dans laquelle un évènement associé au DIN d’un produit a été signalé par l’intervenant responsable d’ajouter l’action « Revalidée — contrôle de qualité » à celle-ci, l’évènement signalé dans la carte du patient permet :
• D’obtenir un visuel récapitulatif de l’évènement qui met en évidence l’emplacement (la date et le moment de prise) où la correction de l’évènement doit être effectuée.
• D’obtenir un visuel récapitulatif de l’évènement qui met en évidence l’emplacement (la date et le moment de prise) où la correction de l’évènement doit être effectuée ainsi que la quantité (le nombre d’unités et la fraction) du produit impliquée par la description de l’évènement choisit lorsque celui-ci fait référence à un produit dans la carte ;
• De confirmer que l’intervenant ayant ajouté l’intervention « Validée » à la carte du patient dans laquelle un évènement a été signalé a confirmé la correction de celui-ci.

Tel que le démontre le graphique suivant, le processus d’assurance qualité aux différentes étapes du circuit du médicament représente la manière dont la vérification des étapes précédentes du processus devrait être faite.

Traçabilité des évènements :

La traçabilité des évènements inscrits dans la carte d’un patient à un lien direct avec les interventions ajoutées à la carte d’un patient dans le tableau « Historique des interventions sur la carte » en fonction de l’étape à laquelle le signalement est effectué tout en assurant la traçabilité des actions, lorsqu’elles sont générées automatiquement par PRÉCIS en fonction de l’évènement choisit, qui seront effectuées dans celle-ci de manière à faciliter la compréhension globale de l’évènement pour les différents intervenants qui auront à manipuler cette carte. C’est pourquoi le concept de l’évènement « Racine » est développé pour chaque évènement ajouté à la carte d’un patient. Lorsque l’évènement « Racine » développe une cascade d’actions à effectuer, l’intervenant devra compléter chacune d’entre-elles selon un ordre logique qui assure la sécurité du processus associé à la résolution de celui-ci. L’objectif du concept de l’évènement « Racine » est D’ASSURER LA TRAÇABILITÉ associée au signalement de l’évènement au nom de l’intervenant ayant complété l’action exigée dans le but de SÉCURISER LE PROCESSUS. À la suite de l’enregistrement du signalement d’un évènement pour la carte d’un patient, PRÉCIS transposera l’évènement signalé dans le tableau intitulé « Évènements de carte » :

La ligne représentée par le symbole « · » (point rouge) correspond à la racine de l’évènement, c’est-à-dire la description de l’évènement signalé par l’intervenant à partir de l’encadré « Signaler un évènement pour la carte d’un patient » (où le bouton pour signaler un évènement « Carte » est situé dans l’encadré de la colonne « Carte ») lorsque celui-ci est complété et enregistré dans la carte d’un patient. PRÉCIS ajoutera automatiquement une ligne dans le tableau « Évènements de carte » dans lequel seront comprises soit :

• les données d’identification du produit associées au signalement de l’évènement lorsque l’évènement signalé est de « Niveau 1 » ;
• les données associées au signalement de l’évènement lorsque l’évènement signalé est de « Niveau 0 », de « Niveau 3 » ou de « Niveau 4 ».

La racine de l’évènement inscrit dans le tableau « Évènements de carte » peut contenir les données suivantes en fonction du niveau associé à cet évènement :

Bon à savoir : Il est possible d’appuyer sur « Alv. évènement » pour obtenir le visuel des alvéoles impliquées par l’évènement de carte. PRÉCIS vous affichera l’encadré « Alvéoles impliquées pour l’évènement de carte » dans lequel une copie du tableau « Alvéole(s) où se situe l’évènement » et pourra consulter les quantités et les fractions l’alvéole(s) impliquée pour l’évènement. L’utilisation de l’encadré « Alvéoles impliquées pour l’évènement de carte » permet à l’intervenant d’obtenir un aperçu visuel récapitulatif de l’évènement signalé dans le but de l’aider à identifier plus facilement les alvéoles où la correction doit avoir lieu lors de l’étape de la correction d’une carte « Comptée » ayant été placée en « Hors-norme » ou de l’aider à identifier plus facilement les alvéoles à vérifier à la suite de la correction de l’évènement signalé lors de l’étape de la validation ou du contrôle de qualité. Lorsque l’intervenant souhaite revenir à la carte pour compléter une action dans celle-ci, il peut appuyer sur le bouton d’action « Fermer » afin que PRÉCIS le redirige directement dans l’intégralité de la carte.

Les lignes représentées par le symbole « Flèche rouge » correspondent à la cascade d’actions résultant de la racine de l’évènement, c’est-à-dire les actions qui devront être complétées dans la carte du patient à la suite de l’évènement signalé par l’intervenant à partir de l’encadré « Signaler un évènement dans la carte » avant qu’une nouvelle action puisse être ajoutée dans le tableau « Historique des interventions sur la carte ». PRÉCIS génère automatiquement les actions à compléter dans la carte du patient lorsque la « Description » de l’évènement choisi nécessite que des actions supplémentaires soient complétées pour assurer la correction sécuritaire de la problématique détectée. PRÉCIS ajoutera une ligne par action à compléter dans la carte du patient sous celle correspondante à la racine de l’évènement. Si l’évènement signalé nécessite qu’il y ait deux (2) actions de compléter pour assurer la résolution de celui-ci, les actions seront inscrites une en dessous de l’autre et elles devront être complétées dans leur ordre d’affichage afin d’assurer la sécurité du processus. Les symboles « Flèches rouges » seront décalés l’un de l’autre afin de permettre à l’intervenant de voir la cascade d’actions à compléter et l’ordre dans lesquelles celles-ci doivent être faites, telle qu’illustré dans l’image suivante : 

Chaque fois que l’intervenant choisira l’action qui lui permet de procéder à la correction de l’évènement signalé, PRÉCIS ajoutera les données de traçabilité associées à l’action effectuée en précisant le Nom de l’intervenant, la date et l’heure auxquelles l’action nécessaire à la résolution de l’évènement signalé pour la carte du patient aura été complétée dans celle-ci. Ces données s’inscriront individuellement dans la ligne de l’action requise et PRÉCIS enregistrera officiellement le « Nom de l’action » complétée c’est-à-dire, l’action choisit dans le menu déroulant. 

Ainsi, lorsque la carte sera rendue à l’étape de la validation, l’intervenant responsable d’ajouter l’intervention « Validée » au tableau « Historique des interventions sur la carte » sera en mesure de comprendre la chronologie des actions réalisées pour l’évènement signalé grâce à la traçabilité indiquée et ce, de la racine de l’évènement et pour chacune des actions comprises dans la cascade d’actions à effectuer. La dernière étape générée par PRÉCIS dans la cascade des actions à effectuer consiste à confirmer si la correction de l’évènement ou de l’appel effectué en fonction de la nature de l’évènement signalé a été complétée conformément aux actions qui ont été prises par l’intervenant ayant ajouté l’intervention « Comptée » au tableau « Historique des interventions sur la carte ».

Action à compléter lors de l’étape de la validation à la suite du signalement d’un « Évènement » :

Pour compléter l’action requise lors de l’étape de la validation à la suite du signalement d’un « Évènement » pour la carte d’un patient, l’intervenant devra confirmer avoir porté une attention particulière à la correction de l’évènement signalé par l’intervenant ayant ajouté l’intervention « Comptée » dans le tableau « Historique des interventions sur la carte ». Puisque l’action est générée automatiquement par PRÉCIS, l’intitulé de l’action portera le nom de « PRÉCIS — DVCC — Suivi étroit suite à un évènement — Autres infos. : Porter une attention particulière à la revalidation de la correction de cet évènement » où « PRÉCIS — DVCC – Suivi étroit suite à un évènement » signifie que l’action a été générée par le système et « Autres infos. : Porter une attention particulière à la revalidation de la correction de cet évènement » signifie l’action à faire. Dans la partie centrale de la ligne de l’action, l’intervenant devra choisir dans le menu déroulant dans le menu déroulant entre « Je confirme avoir porté attention à la correction des actions effectuées aux dates concernées » si la correction effectuée pour l’évènement signalé est adéquate, c’est-à-dire qu’il confirme que l’intervenant a choisi les actions appropriées en plus de confirmer la correction physique de l’évènement dans la carte ou « La correction des actions est erronée » si la correction effectuée pour l’évènement signalé n’est pas adéquate.

Les différents évènements associés à la carte d’un patient :

PRÉCIS permet l’utilisation de différents évènements pour signaler une anomalie détectée pour la carte d’un patient. Ces différents évènements sont classifiés selon des niveaux en fonction de leur nature distinctive. Chaque fois qu’un évènement est signalé pour la carte d’un patient, PRÉCIS transpose le signalement de ceux-ci dans l’onglet – Assurance qualité afin qu’il soit possible pour la personne responsable de faire des suivis d’assurance qualité et d’évaluer les interventions qui devront être faites. Les évènements qui peuvent être signalés pour la carte d’un patient sont les suivants :

• Évènement de « Niveau 0 » : Les évènements de « Niveau 0 » répertorient les évènements qui identifient une discordance entre l’entête de l’OAA et le dossier maître du patient lors de l’étape de la vérification de la concordance entre ces deux (2) éléments.

• L’évènement « 0 — Erreur de concordance entre l’entête et le dossier maître » doit être signalé pour la carte du patient lorsque l’intervenant détecte une discordance entre l’entête de l’OAA et le dossier maître du patient. Lorsque l’évènement signalé est enregistré dans la carte d’un patient, une copie du choix effectué sera transmise sous la forme d’une communication pharmacie à la pharmacie cliente et ce, dès que la carte sera envoyée en livraison. La discordance détectée devra être précisée grâce à la sélection du choix qui représente celle-ci :
• « DIN du produit non inscrit sur le dossier maître ».
• « Mauvaise concentration indiquée pour ce DIN sur le dossier maître »
• « DIN du produit manquant sur l’entête »
• « Mauvaise posologie programmée — moment de prise en entier »
• « Mauvais choix de compagnie générique indiqué »
• « DIN d’un générique indiqué au lieu de l’original »
• « DIN d’un original indiqué au lieu d’un générique »
• « Nombre incorrect d’unités servies, en trop ou en moins – moment de prise en entier »
• « Mauvaise heure d’administration/mauvaise case, mais bon nombre quotidien »
• « Conditionnement particulier incorrectement indiqué »
• « Forme pharmaceutique indiquée erronée »
• « Changement récent au niveau de la thérapie médicamenteuse »

• Évènement de « Niveau 1 » : Les évènements de « Niveau 1 » répertorient les évènements qui peuvent avoir un impact clinique potentiellement significatif pour le patient.

• L’évènement « 1 — DIN non-inscrit sur le pilulier » doit être signalé pour la carte du patient lorsque l’intervenant détecte un produit (DIN X) dans la carte d’un patient et que ce DIN n’est pas inscrit sur l’entête de la carte du patient. Par exemple, l’intervenant trouve un comprimé de APO-GLYBURIDE 2.5 MG (DIN 1913654) dans la carte du patient, mais pour lequel la carte ne devrait pas contenir ce produit.

• Évènement de « Niveau 3 » : Les évènements de « Niveau 3 » répertorient les évènements qui réfèrent uniquement à des problèmes d’esthétisme ou de présentation de la carte sans qu’il y ait d’impacts cliniques pour le patient. Ces évènements s’utilisent en fonction des processus internes mis en place à votre CPO.

• L’évènement « 3 — Alvéole tachée » doit être signalé pour la carte du patient lorsque l’étiquette collée sur le pilulier est tachée.

• L’évènement « 3 — Carte endommagée » doit être signalé pour la carte du patient lorsque l’étiquette collée sur une alvéole est percée ou lorsque l’alvéole elle-même est brisée.

• L’évènement « 3 — Débris » doit être signalé pour la carte du patient lorsqu’un débris est présent dans une alvéole et que l’intervenant responsable d’ajouter l’intervention « Validée » au tableau « Historique des interventions sur la carte » le retire de celle-ci.

• L’évènement « 3 — Poil ou cheveu » doit être signalé pour la carte du patient lorsque l’intervenant responsable d’ajouter l’intervention « Validée » au tableau « Historique des interventions sur la carte » retire un poil ou un cheveu d’une alvéole ou que ce dernier est collé sur l’étiquette du pilulier.

• Évènement de « Niveau 4 » : Les évènements de « Niveau 4 » répertorient les évènements qui réfèrent à des communications associées à la production de la carte du patient. Les évènements de « Niveau 4 », lorsqu’ils sont signalés pour la carte d’un patient, réfèrent à une communication transmise à l’interne entre les différents intervenants de la CPO qui auront à manipuler cette carte.

• L’évènement « 4 — Carte accrochée/échappée/manipulée/refaite » doit être signalé pour la carte du patient pour indiquer aux prochains intervenants qui auront à manipuler cette carte que la carte a été soit :
• « Accrochée » par un intervenant avant que celle-ci soit scellée ;
• « Échappée » par un intervenant lors de son transport entre deux (2) emplacements de production avant que celle-ci ne soit scellée ;
• « Manipulée » par un intervenant lorsque les produits qu’elle contient sont mal positionnés et empêchent que le décompte de celle-ci soit fait adéquatement ;
• « Refaite » par un intervenant lorsqu’une problématique associée au robot est survenue lors de la production et que la carte du patient doit être refaite manuellement avant que le décompte de celle-ci puisse être effectué.

• L’évènement « 4 — Carte non assignée par la production » doit être signalé pour la carte du patient lorsque l’intervenant responsable de la validation des cartes contenues dans un « Support de comptage » n’est pas assigné au nom d’un intervenant empêchant qu’il soit possible à celui-ci d’ajouter l’intervenant « Validée » au tableau « Historique des interventions sur la carte ».

• L’évènement « 4 — Message interne à la CPO concernant la carte » doit être signalé pour la carte d’un patient lorsqu’un message doit être transmis aux prochains intervenants qui auront à manipuler cette carte. Par exemple, si la carte correspond au deuxième pilulier d’un patient pour la même période que la première carte et que cette carte doit être mise en « Hors-norme » dû à la détection d’un évènement et qu’elle sera validée à la suite de la correction de l’évènement signalé, l’intervenant pourrait être « ANNULER TOUTES LES QUANTITÉS DE LA CARTE LORS DE LA VALIDATION » pour indiquer au prochain intervenant d’ajuster les quantités à facturer puisqu’il s’agit du deuxième pilulier et que les quantités doivent être à zéro.