évènement_87 (Appel à faire à la pharmacie)

Le signalement de l’évènement « Appel à faire à la pharmacie pour valider un calendrier de prise ou une note inscrite sur l’entête », qu’il soit fait lors de l’étape du comptage, lors de l’étape de la validation ou lors de l’étape du contrôle de qualité, pour un produit contenu dans la carte d’un patient permet de confirmer une information relative à l’ordonnance d’un patient afin que celle-ci soit servie conformément à l’ordonnance prescrite. Cet évènement survient lorsqu’une discordance est détectée entre la programmation effectuée au dossier du patient pour le DIN du produit problématique et l’indication inscrite sur l’entête de la carte produite. Puisqu’il n’est pas possible de présupposer entre la programmation et l’indication inscrite sur l’entête de la carte ce qui correspond à l’ordonnance prescrite du patient, un appel à la pharmacie doit impérativement être effectué avant de compléter la préparation de la carte du patient. Ainsi, l’utilisation de ce type d’évènement permet qu’une communication pharmacie soit transmise dans le dossier partagé entre la pharmacie cliente et la CPO de manière à assurer la traçabilité des manipulations effectuées à la suite de l’information confirmée tout en permettant d’assurer la sécurité du processus et de respecter les exigences de l’OPQ.

Noter bien : Il est plus qu’important d’insister auprès de vos pharmacies clientes à l’utilisation des dossiers partagés entre leurs équipe de pharmacie et la CPO. Le refus d’utiliser un dossier partagé pour les communications associées à la production des cartes diminue grandement la sécurité du processus et ne respecte pas les exigences de l’OPQ qui demande une traçabilité complète des communications entre la pharmacie cliente et la CPO.

À FAIRE :

1. Signaler un « 4- Appel à faire à la pharmacie pour valider un calendrier de prise ou une note inscrite sur l’entête » pour un produit lorsqu’une discordance est détectée entre la programmation effectuée pour l’ordonnance et l’indication inscrite sur l’entête de la carte. Appuyer sur le bouton d’action « + » affiché sous la colonne « Signaler évènement ».

2. Compléter le signalement de l’évènement puis appuyer sur le bouton d’action « Sauver » :

L’identification sera définie par PRÉCIS en fonction de l’étape du circuit du médicament où vous vous trouvez.
Dans le menu déroulant à droite de la mention « Description », choisir l’évènement « 4 — Appel à faire à la pharmacie pour valider un calendrier de prise ou une note inscrite sur l’entête ».

Bon à savoir : Il est possible d’utiliser la boîte disponible sous la mention « Autres infos : » pour y ajouter du texte libre qui correspondra à l’information que vous aimeriez que l’intervenant qui procédera à l’appel confirme auprès de l’intervenant de la pharmacie cliente.

3. PRÉCIS enregistrera l’évènement pour le produit en transposant celui-ci sous la ligne dans laquelle sont contenues les données du produit. Vous devrez compléter l’action générée automatiquement par PRÉCIS.

4. Pour l’action « Comptage — Appel à faire à la phcie pour valider un calend. de prise ou une note inscrite sur l’entête », choisir dans le menu déroulant l’action « Résumé de l’appel fait à la pharmacie ». PRÉCIS affichera l’encadré dans lequel vous pourrez compléter les informations confirmées lors de l’appel effectué entre la pharmacie cliente pour laquelle la carte du patient a été produite et l’intervenant de la CPO.

5. Compléter l’encadré « Résumé de l’appel chez (Nom de la pharmacie cliente) par (Nom de l’intervenant de la CPO) le (date du jour sous le format AAAA-MM-JJ et l’heure sous le format HH-MM-SS) » à la suite de la sélection de l’évènement « 4 — Appel à faire à la pharmacie pour valider un calendrier de prise ou une note inscrite sur l’entête » :

Noter bien : il est primordial que l’évènement soit signalé dans le bon DIN pour ne pas créer de la confusion pour la pharmacie cliente lors de la réception de la carte produit et dans la bonne fraction du DIN pour ne pas engendrer de problématique lors de la facturation de la carte puisque que l’ajustement d’inventaire se fera en fonction la ligne du produit dans laquelle l’évènement est signalé. Par exemple, si la carte contient une ligne pour SANDOZ-BISOPROLOL 5MG servi en comprimé entier et une ligne pour SANDOZ-BISOPROLOL 5MG servi en fraction de ½ comprimé, lors du signalement de l’évènement, l’intervenant devra signaler celui-ci en appuyant sur le bouton d’action « + » compris dans la ligne de la fraction problématique, ou au besoin, dans les deux (2), en générant 2 évènements distincts.

A. Dans la boîte à droite de la mention « Bonjour, tel que discuté avec », inscrire le Nom de l’intervenant de la pharmacie cliente avec qui vous avec confirmé l’information. Le Nom de l’intervenant de la pharmacie cliente se transposera automatiquement par PRÉCIS à différents endroits dans l’encadré du résumé.

B. Dans la boîte située à la suite de la mention « Il est inscrit : » préciser la discordance détecté en retranscrivant l’indication inscrite sur l’entête du pilulier par rapport à la programmation effectuée pour l’ordonnance. Par exemple, vous pourriez inscrire « Alendronate le MARDI matin sur l’entête alors que la programmation du robot indique JEUDI matin ».

C. Dans la boîte à la suite de la mention « (…) cette personne nous confirme que le calendrier de prise ou la note inscrite sur l’entête du pilulier aurait plutôt dû indiquer ceci : » préciser l’information confirmée auprès de la personne préalablement identifié. Par exemple, vous pourriez inscrire « Alendronate le JEUDI matin sur l’entête ».

D. Dans le menu déroulant sous la mention « Les changements effectués dans le pilulier par rapport au fichier de production envoyés sont les suivants : », choisir l’énoncé correspondante à la résolution de la discordance, c’est-à-dire la confirmation obtenue à la suite de l’appel avec l’intervenant de la pharmacie cliente. En fonction du choix effectué, PRÉCIS généra automatiquement l’action qui devra être complétée par l’intervenant de la pharmacie cliente afin d’éviter que la même erreur se reproduise à nouveau.

Bon à savoir : La sélection du choix dans le menu déroulant spécifiant la nature de la problématique sert non seulement à mentionner à la pharmacie cliente les changements effectués dans le pilulier en fonction du résumé de l’appel, mais également de discriminer le pourcentage d'erreurs faits par les différentes pharmacies clientes selon le type d'erreur grâce à l’analyse du rapport d’assurance qualité disponible via l’onglet – Assurance qualité afin de pouvoir intervenir globalement chez le client en leur offrant de la formation si nécessaire.

Si l’intervenant choisit « Bonne programmation du calendrier de prise, mais note inscrite sur l’entête du pilulier erronée », PRÉCIS automatisera le message suivant : « (Nom de l’intervenant de la pharmacie cliente) a été informé de modifier la note inscrite sur l’entête du pilulier dans le dossier du patient afin d’éviter de répéter la même problématique lors de la prochaine production et ainsi, sécuriser le processus ».

Lors de la sélection du choix « Bonne programmation du calendrier de prise, mais note inscrite sur l’entête du pilulier erronée », AUCUN CHANGEMENT SUPPLÉMENTAIRE NE DOIT ÊTRE FAIT dans la carte du patient par un intervenant de la CPO à la suite de l’enregistrement officiel de l’évènement. Ainsi, la carte du patient peut poursuivre son parcours dans le circuit global de production sans que des manipulations supplémentaires n’aient besoin d’être faites.

Si l’intervenant choisit « Mauvaise programmation du calendrier de prise, mais note inscrite sur l’entête du pilulier correcte », PRÉCIS automatisera le message suivant : « (Nom de l’intervenant de la pharmacie cliente) a été informé de faire la correction dans la programmation du calendrier de prise afin d’éviter de répéter la même problématique lors de la prochaine production et ainsi, sécuriser le processus ».

Lors de la sélection du choix « Mauvaise programmation du calendrier de prise, mais note inscrite sur l’entête du pilulier correcte », PRÉCIS affichera l’encadré « Un ou des évènements devront être ajoutés dans cette carte » puis des CHANGEMENTS SUPPLÉMENTAIRES DOIVENT ÊTRE FAIT dans la carte du patient par un intervenant de la CPO à la suite de l’enregistrement de l’évènement. Ainsi, l’intervenant de la CPO devra générer le ou les évènement(s) associé(s) à la manipulation qui devra être effectuée dans la carte du patient avant de pouvoir procéder au décompte de celle-ci et de pouvoir ajouter l’action « Comptée » dans le tableau « Historique des interventions sur la carte ». Référez-vous au point 6.A. pour connaître la démarche supplémentaire à effectuer lorsque PRÉCIS affiche cet encadré.

Si l’intervenant choisit « Mauvaise programmation du calendrier de prise et note inscrite sur l’entête du pilulier erronée », PRÉCIS automatisera le message suivant : « (Nom de l’intervenant de la pharmacie cliente) a été informé de modifier la note inscrite sur l’entête du pilulier dans le dossier du patient et faire la correction dans la programmation du calendrier de prise afin d’éviter de répéter la même problématique lors de la prochaine production et ainsi sécuriser le processus ».

Lors de la sélection du choix « Mauvaise programmation du calendrier de prise et note inscrite sur l’entête du pilulier erronée », PRÉCIS affichera l’encadré « Un ou des évènements devront être ajoutés dans cette carte » puis des CHANGEMENTS SUPPLÉMENTAIRES DOIVENT ÊTRE FAIT dans la carte du patient par un intervenant de la CPO à la suite de l’enregistrement de l’évènement. Ainsi, l’intervenant de la CPO devra générer le ou les évènement(s) associé(s) à la manipulation qui devra être effectuée dans la carte du patient avant de pouvoir procéder au décompte de celle-ci et de pouvoir ajouter l’action « Comptée » dans le tableau « Historique des interventions sur la carte ». Référez-vous au point 6.B. pour connaître la démarche supplémentaire à effectuer lorsque PRÉCIS affiche cet encadré.

E. La mention « Des frais de X$ seront appliqués à la facturation » sera présente dans le bas de l’encadré du résumé pour les pharmacies clientes dont l’entente contractuelle prévoit cette particularité ou lorsque cette particularité est indiquée dans vos processus internes. L’ajout de ces frais permet de compenser pour le temps perdu à la gestion des appels effectués auprès des pharmacies clientes pour confirmer des discordances détectées ainsi que des manipulations effectuées à cet effet.

Bon à savoir : Cette mention apparaît uniquement dans l’encadré si le sélecteur à droite de la mention « Frais pour appels et demande d’infos : » est coché dans la « Fiche client » de l’onglet – Réception de fichiers.

Noter bien : La valeur monétaire associée (ex : 5$-10$-15$, etc.) aux frais de gestion à la suite de l’utilisation de l’évènement « 4 — Appel à faire à la pharmacie pour valider un calendrier de prise ou une note inscrite sur l’entête » est défini à partir de l’onglet — Maintenance/Gestion de la B.D./Variables du système : « Frais d’appel en dollar ».

Noter bien : Il est possible pour l’intervenant de décocher le sélecteur à droit de la mention « Des frais de X$ seront appliqués à la facturation » si la situation entourant l’appel effectué ne nécessite pas l’ajout de frais de gestion. Le cas échéant, l’intervenant devra appuyer directement sur le sélecteur pour le décocher. PRÉCIS affichera l’encadré « Voulez-vous vraiment annuler les frais pour cet évènement? » dans lequel il devra appuyer sur le bouton d’action « Oui » pour compléter le retrait du sélecteur pour les frais de gestion.

F. Appuyer sur le bouton d’action « Sauver » lorsque l’encadré « Résumé de l’appel chez (Nom de la pharmacie cliente) par (Nom de l’intervenant de la CPO) le (date du jour sous le format AAAA-MM-JJ et l’heure sous le format HH-MM-SS) » aura été complété.

6. Lorsque l’évènement « 4 — Appel à faire à la pharmacie pour valider un calendrier de prise ou une note inscrite sur l’entête » est ajouté à la carte d’un patient pour le DIN d’un produit, PRÉCIS transposera le signalement de celui-ci dans une première ligne affichée sous la ligne d’identification du produit (c’est ce qu’on appelle la racine de l’évènement) et dans la ligne subséquente, une copie du résumé de l’appel effectué (ce que l’on appelle une cascade d’action à la suite d’un évènement). Les informations inscrites manuellement par l’intervenant de la CPO lors du point 5.A., 5.B. et 5.C. seront transcrites avec la couleur NOIRE dans le résumé de l’appel pour faciliter l’identification de la problématique par les prochains intervenants qui auront à manipuler cette carte.

A. Puisque l’intervenant a choisi « Mauvaise programmation du calendrier de prise, mais note inscrite sur l’entête du pilulier correcte » dans l’encadré du résumé, pour compléter la résolution de l’évènement selon l’indication obtenu par l’intervenant de la pharmacie cliente, l’intervenant de la CPO devra signaler un ou plusieurs évènements supplémentaire dans la carte du patient pour compléter la résolution de l’évènement principal avant de pouvoir ajouter l’action « Comptée » dans le tableau « Historique des interventions sur la carte ». Pour se faire, en fonction de l’indication obtenue, l’intervenant de la CPO devra signaler l’un ou plusieurs des évènements suivants :

Bon à savoir : Puisque l’évènement « 4 – Appel à faire à la pharmacie pour valider un calendrier de prise ou une note inscrite sur l’entête » ne fait que résumé l’appel effectué auprès d’un intervenant de la pharmacie cliente, l’intervenant doit utiliser un évènement préexistant et le signaler pour le DIN problématique afin que PRÉCIS génère les actions nécessaires dans la cascade d’actions pour sécuriser le processus en assurant la correction adéquate de l’évènement grâce aux boîtes d’actions qui seront générées dans la carte du patient selon l’évènement signalé.

Si une quantité du produit doit être retirée de la carte du patient pour une ou plusieurs dates selon l’indication obtenue par l’intervenant de la pharmacie cliente, l’intervenant devra signaler deux (2) évènements supplémentaires :
L’évènement « 1- Quantité en trop du bon DIN » pour retirer le produit pour la ou les dates problématiques. Référez-vous à la page d’aide disponible lors de l’utilisation de cet évènement pour connaître la démarche à suivre pour compléter son signalement.
L’évènement « 4- Message interne à la CPO » pour ajouter un message interne à l’attention de l’intervenant responsable de la validation de la carte afin qu’il modifie la quantité inscrite sous la colonne « +/- » par la quantité réelle du produit servi. Référez-vous à la page d’aide disponible lors de l’utilisation de cet évènement pour connaître la démarche à suivre pour compléter son signalement.

Si le produit doit être déplacé de journée dans la carte du patient selon l’indication obtenue par l’intervenant de la pharmacie cliente, l’intervenant devra signaler un (1) évènement supplémentaire :
L’évènement « 1- Quantité correcte du bon DIN, mais mauvais emplacement(s) » pour procéder au déplacement du produit selon la programmation qui aurait dû être effectuée pour l’ordonnance. Référez-vous à la page d’aide disponible lors de l’utilisation de cet évènement pour connaître la démarche à suivre pour compléter son signalement.

Si une quantité doit être ajoutée à la carte du patient pour une ou plusieurs dates selon l’indication obtenue par l’intervenant de la pharmacie cliente, l’intervenant devra signaler deux (2) évènements supplémentaires :
L’évènement « 1- Quantité insuffisante ou manquante du bon DIN » pour ajouter le produit pour la ou les dates problématiques. Référez-vous à la page d’aide disponible lors de l’utilisation de cet évènement pour connaître la démarche à suivre pour compléter son signalement.
L’évènement « 4- Message interne à la CPO » pour ajouter un message interne à l’attention de l’intervenant responsable de la validation de la carte afin qu’il modifie la quantité inscrite sous la colonne « +/- » par la quantité réelle pour le produit servi. Référez-vous à la page d’aide disponible lors de l’utilisation de cet évènement pour connaître la démarche à suivre pour compléter son signalement.

B. Puisque l’intervenant a choisi « Mauvaise programmation du calendrier de prise et note inscrite sur l’entête du pilulier erronée » dans l’encadré du résumé, pour compléter la résolution de l’évènement selon l’indication obtenu par l’intervenant de la pharmacie cliente, l’intervenant de la CPO devra signaler un ou plusieurs évènements supplémentaire dans la carte du patient pour compléter la résolution de l’évènement principal avant de pouvoir ajouter l’action « Comptée » dans le tableau « Historique des interventions sur la carte ». Pour se faire, en fonction de l’indication obtenue, l’intervenant de la CPO devra signaler l’un ou plusieurs des évènements suivants :

Si une quantité du produit doit être retirée de la carte du patient pour une ou plusieurs dates selon l’indication obtenue par l’intervenant de la pharmacie cliente, l’intervenant devra signaler deux (2) évènements supplémentaires :
L’évènement « 1- Quantité en trop du bon DIN » pour retirer le produit pour la ou les dates problématiques. Référez-vous à la page d’aide disponible lors de l’utilisation de cet évènement pour connaître la démarche à suivre pour compléter son signalement.
L’évènement « 4- Message interne à la CPO » pour ajouter un message interne à l’attention de l’intervenant responsable de la validation de la carte afin qu’il modifie la quantité inscrite sous la colonne « +/- » par la quantité réelle du produit servi. Référez-vous à la page d’aide disponible lors de l’utilisation de cet évènement pour connaître la démarche à suivre pour compléter son signalement.

Si le produit doit être déplacé de journée dans la carte du patient selon l’indication obtenue par l’intervenant de la pharmacie cliente, l’intervenant devra signaler un (1) évènement supplémentaire :
L’évènement « 1- Quantité correcte du bon DIN, mais mauvais emplacement(s) » pour procéder au déplacement du produit selon la programmation qui aurait dû être effectuée pour l’ordonnance. Référez-vous à la page d’aide disponible lors de l’utilisation de cet évènement pour connaître la démarche à suivre pour compléter son signalement.

Si une quantité doit être ajoutée à la carte du patient pour une ou plusieurs dates selon l’indication obtenue par l’intervenant de la pharmacie cliente, l’intervenant devra signaler deux (2) évènements supplémentaires :
L’évènement « 1- Quantité insuffisante ou manquante du bon DIN » pour ajouter le produit pour la ou les dates problématiques. Référez-vous à la page d’aide disponible lors de l’utilisation de cet évènement pour connaître la démarche à suivre pour compléter son signalement.
L’évènement « 4- Message interne à la CPO » pour ajouter un message interne à l’attention de l’intervenant responsable de la validation de la carte afin qu’il modifie la quantité inscrite sous la colonne « +/- » par la quantité réelle du produit servi. Référez-vous à la page d’aide disponible lors de l’utilisation de cet évènement pour connaître la démarche à suivre pour compléter son signalement.

Si l’ordonnance pour laquelle l’appel a été effectuée doit être modifiée par une ordonnance différente selon l’indication obtenue par l’intervenant de la pharmacie cliente, l’intervenant devra signaler trois (3) évènement supplémentaires :
L’évènement « 1- Quantité en trop du bon DIN » pour retirer le produit pour la ou les dates problématiques. Référez-vous à la page d’aide disponible lors de l’utilisation de cet évènement pour connaître la démarche à suivre pour compléter son signalement.
L’évènement « 4- Message interne à la CPO » pour ajouter un message interne à l’attention de l’intervenant responsable de la validation de la carte afin qu’il modifie la quantité inscrite sous la colonne « +/- » par la quantité réelle du produit servi. Référez-vous à la page d’aide disponible lors de l’utilisation de cet évènement pour connaître la démarche à suivre pour compléter son signalement.
Utiliser le tableau « Ajout » présent dans le bas de la carte pour ajouter le DIN du produit dans la carte du patient. Référez-vous à la page d’aide « Carte d’un patient » pour connaître la démarche à suivre pour compléter son signalement.