évènement_78 (Quantité correct du bon DIN, mais mauvais emplacement(s))

L’utilisation de la description « Quantité correcte du bon DIN, mais mauvais emplacement(s) » illustre toutes quantités d’un produit, qu’il ait été mis lors de l’insertion manuelle par un humain ou lors de la préparation robotisée dans la carte d’un patient, présente en bonne quantité (selon le bon nombre d’unités et la bonne fraction programmée), mais dont l’emplacement où le produit trouve ne correspond pas à l’emplacement désigné par la programmation de l’ordonnance. Le signalement de cet évènement tient compte de la provenance d’inventaire du produit pour la sélection de la fraction à définir dans le tableau « Alvéole(s) où se situe l’évènement » puisque celle-ci doit être la même que celle définie dans le tableau « Alvéole(s) de destination ». Quant à l’action à effectuer qui permet d’assurer la correction sécuritaire de cet évènement, celle-ci sera la même à chaque fois qu’un intervenant signalera un évènement qui répond à la description de « 1 — Quantité correcte du bon DIN, mais mauvais emplacement(s) », et ce, indépendamment de la provenance d’inventaire du produit. Utiliser la méthode suivante pour signaler l’évènement « 1 — Quantité correcte du bon DIN, mais mauvais emplacement(s) » associé au DIN d’un produit :

À FAIRE :

Signaler une « 1 — Quantité correcte du bon DIN, mais mauvais emplacement(s) » pour un produit en tenant compte de sa provenance d’inventaire afin de déterminer la bonne fraction à utiliser lors du signalement de l’évènement.

Avant d’appuyer sur le symbole « + » sous la colonne « Signaler évènement », l’intervenant doit consulter la position du sélecteur indiquant la provenance d’inventaire du produit (le sélecteur sera positionné entre la colonne « Complet » et la colonne « Sachets » inclusivement) puisque la position de celui-ci aura une incidence sur les fractions qui devront être définies dans l’encadré « Signaler un évènement pour le DIN ». En tenant compte de ces données, appuyer sur le bouton d’action « + » affiché sous la colonne « Signaler évènement ».

PRÉCIS affichera l’encadré « Signaler un évènement pour le DIN » dans lequel vous aurez à compléter toutes les informations requises pour signaler l’évènement avant de confirmer son enregistrement officiel dans la carte et de compléter les actions requises. En fonction de l’étape du circuit du médicament à laquelle vous vous trouvez, le choix du menu déroulant pour l’« Identification » sera automatiquement défini à celle-ci, c’est-à-dire :

« Identification : Comptage » si vous avez accédé à la carte du patient à partir de l’onglet — Comptage ;
« Identification : DVCC » si vous avez accédé à la carte du patient à partir de l’onglet — Validation ;
« Identification : Contre-validation » si vous avez accédé à la carte du patient à partir de l’onglet – Contre-validation ou de l’onglet – Contrôle de qualité ;
« Identification : Validation 10 % » si vous avez accédé à la carte du patient à partir de l’onglet – Contrôle de qualité.

Le choix défini pour l’« Identification » permet d’assurer la traçabilité de l’évènement dans la carte du patient. Ainsi, lorsque l’évènement est signalé lors d’une des étapes du circuit du médicament, l’« Identification » de l’évènement aura un lien direct sur les actions qui seront inscrites pour la résolution de l’évènement ainsi que sur celles qui seront ajoutées à l’« Historique des interventions sur la carte » de la carte. Dans le menu déroulant « Description », choisir l’évènement « 1 — Quantité correcte du bon DIN, mais mauvais emplacement » afin que PRÉCIS vous affiche les tableaux « Alvéole(s) où se situe l’évènement : » et « Alvéole(s) de destination : » qui devront être utilisés pour compléter le signalement de l’évènement.

L’utilisation des tableaux générés par PRÉCIS permet d’illustrer plus facilement l’évènement détecté en plus de préciser si l’évènement a été détecté dans la carte du patient ou dans les sachets brochés au pilulier du patient. Puisque l’évènement « 1 — Quantité correcte du bon DIN, mais mauvais emplacement » illustre un produit présent en termes de quantité pour la carte du patient, mais dont l’emplacement où il se trouve n’est pas celui associé à la programmation de l’ordonnance, l’intervenant signalant cet évènement peut avoir retrouvé l’unité du produit dans le plateau utilisé pour la production des cartes. Le cas échéant, il sera possible pour celui-ci d’indiquer que le produit a été retrouvé sur le plateau de production s’il choisit une combinaison parmi les choix du menu déroulant positionné à droite de la mention « Sur plat. » signifiant « Sur le plateau de production ».

En tenant compte de la provenance d’inventaire du produit pour lequel l’évènement « 1 — Quantité correcte du bon DIN, mais mauvais emplacement » est signalé, l’intervenant devra choisir la fraction appropriée à l’ordonnance pour compléter le signalement conformément à l’évènement.

Si la provenance d’inventaire du produit appartient à la localisation d’inventaire « Externe », c’est-à-dire la ligne du produit sera de la couleur « MAUVE » : l’intervenant doit définir la même fraction dans le tableau « Alvéole(s) où se situe l’évènement » que dans le tableau « Alvéole(s) de destination » en se référant à l’entête du pilulier ou du sachet multidose selon le type de carte dans lequel l’évènement est détecté. Si la fraction inscrite sur l’entête du pilulier ou des sachets multidoses est « ½ », la fraction définie dans les deux (2) tableaux devra être « ½ ».

Si la provenance d’inventaire du produit appartient à la localisation d’inventaire du « Robot » de production, c’est-à-dire la ligne du produit sera de la couleur « GRISE » : l’intervenant doit définir la même fraction dans le tableau « Alvéole(s) où se situe l’évènement » afin qu’elle soit la même que celle définie dans le tableau « Alvéole(s) de destination ». Puisqu’il s’agit d’un produit dont la provenance d’inventaire est celle du « Robot » de production, la fraction devra être « 1 » dans les deux (2) tableaux.

Si la provenance d’inventaire du produit appartient à la localisation d’inventaire du « Robot » de production servi en fraction, c’est-à-dire la ligne du produit sera de la couleur « VERTE » : l’intervenant doit définir la même fraction dans le tableau « Alvéole(s) où se situe l’évènement » afin qu’elle soit la même que celle définie dans le tableau « Alvéole(s) de destination ». Puisqu’il s’agit d’un produit dont la provenance d’inventaire est celle du « Robot » de production servi en fraction, par exemple, si la fraction du tableau « Alvéole(s) de destination » correspond à « ½ », cette fraction devra être la même dans les deux (2) tableaux.

Le tableau « Alvéole(s) où se situe l’évènement » permet :

De choisir la fraction détectée pour le produit dans le menu déroulant positionné à droite de la mention « Fraction ». La fraction doit être la même que celle à définir ou celle définie dans le tableau « Alvéole(s) de destination » ;
De choisir l’alvéole dans lequel la quantité trouvée à un mauvais emplacement a été détectée pour le DIN du produit, c’est-à-dire l’alvéole où la correction devra être effectuée. Par exemple, si une quantité trouvée à un mauvais emplacement est détectée dans deux (2) alvéoles, seules ces alvéoles devront avoir un choix de défini dans le menu déroulant présent pour les journées (dates) et le moment de prise où l’évènement est détecté ;

Bon à savoir : Il est possible de choisir un alvéole, plusieurs alvéoles pour un moment de prise (une rangée) ou plusieurs moments de prises (plusieurs rangées).

De préciser la quantité (le nombre d’unités) présente dans ces alvéoles. Le choix sélectionné ne doit pas correspond à la quantité en trop, mais bien à la quantité totale présente dans ces alvéoles. Par exemple, si chaque alvéole devait contenir « 2 unités » du produit, mais que dans une alvéole il y a « 3 unités » et dans l’autre alvéole il y a « 1 unité », l’intervenant devra choisir dans le menu déroulant présent pour la première alvéole problématique la combinaison qui représentera « 3 unités » du produit et dans la deuxième alvéole, la combinaison qui représentera « 1 unité » du produit toutes les deux (2) en fonction de la fraction préalablement définie.

Le tableau « Alvéole(s) de destination » permet :

De choisir l’alvéole dans laquelle la quantité totale devra correspondre à la programmation effectuée pour l’ordonnance. L’alvéole de destination peut être différente de celle(s) choisie(s) dans le tableau « Alvéole(s) où se situe l’évènement » ;
De préciser la quantité (le nombre d’unités) qui doit être présente dans ces alvéoles en fonction de la programmation effectuée pour l’ordonnance. Cette donnée correspond au résultat (au nombre d’unités de produit) qui aurait dû être présent dans l’alvéole s’il n’y avait pas eu une problématique lors de l’insertion du produit dans la carte du patient. Par exemple, si chaque alvéole devait contenir « 2 unités » du produit, l’intervenant devra choisir dans le menu déroulant la combinaison qui représentera « 2 unités » du produit.

Puisque l’évènement « 1 — Quantité correcte du bon DIN, mais mauvais emplacement » ne réfère pas à une quantité supplémentaire dans la carte d’un patient, mais uniquement à la présence d’unités au mauvais emplacement en fonction de la programmation effectuée pour l’ordonnance, lors de la sélection des quantités inscrites dans les différents tableaux, la quantité totale (le nombre d’unités et la fraction définie) présente dans le tableau de gauche « Alvéole(s) où se situe l’évènement » doit être égale à la quantité totale (le nombre d’unités et la fraction définie) présente dans le tableau de droite « Alvéole(s) de destination », à défaut de quoi, PRÉCIS empêchera l’utilisation du bouton d’action « Sauver » présent au bas de l’encadré « Signaler un évènement pour le DIN ».

Noter bien : Si la sélection de la quantité du tableau de gauche « Alvéole(s) où se situe l’évènement » donne un résultat supérieur à celle du tableau de droite « Alvéole(s) de destination », la description de l’évènement devra être corrigée à « 1 — Quantité en trop du bon DIN » et vous pourrez vous référez à la page d’aide disponible lorsque vous choisissez cet évènement pour connaître la démarche à suivre pour compléter son signalement. Également, si la sélection de la quantité du tableau de gauche « Alvéole(s) où se situe l’évènement » donne un résultat inférieur à celle du tableau de droite « Alvéole(s) de destination », la description de l’évènement devra être corrigée à « 1 — Quantité insuffisante ou manquante du bon DIN » et vous pourrez également vous référez à la page d’aide disponible lorsque vous choisissez cet évènement pour connaître la démarche à suivre pour compléter son signalement.

Lorsque le signalement de l’évènement est complété, appuyer sur le bouton d’action « Sauver » afin que PRÉCIS enregistre son signalement dans la carte du patient pour le DIN du produit et que les actions nécessaires à la résolution de celui-ci soient générées automatiquement par PRÉCIS dans la carte du patient.

Lorsque l’évènement « 1 — Quantité correcte du bon DIN, mais mauvais emplacement » est ajouté à la carte d’un patient, PRÉCIS transposera le signalement de celui-ci dans une première ligne affichée sous la ligne d’identification du produit (ce que l’on appelle la racine de l’évènement) et dans les lignes subséquentes, l’action obligatoire qui devra être complétée avant que l’intervention « Comptée » puisse être ajoutée au tableau « Historique des interventions sur la carte » du patient sera générée automatiquement par PRÉCIS. Cette action sera inscrite sous la racine de l’évènement (ce que l’on appelle une cascade d’action à la suite d’un évènement), afin que l’intervenant puisse effectuer l’action requise dans un ordre logique qui assure la sécurité du processus.

Pour compléter l’action lorsque l’évènement « 1 — Quantité correcte du bon DIN, mais mauvais emplacement » est signalé pour un produit, l’intervenant devra confirmer avoir comparé la photo du produit avec le produit lui-même afin de s’assurer qu’il procède au déplacement du bon produit vers l’emplacement choisi dans le tableau « Alvéole(s) de destination ». Puisque l’action est générée automatiquement par PRÉCIS, l’intitulé de l’action portera le nom de « PRÉCIS — Comprimé trouvé au mauvais emplacement — Autres infos. : Comparer le comprimé avec la photo » ou « PRÉCIS — Comprimé trouvé au mauvais emplacement » signifie que l’action a été générée par le système et « Autres infos. : Comparer le comprimé avec la photo » signifie l’action à faire. Dans la partie centrale de la ligne de l’action, l’intervenant devra choisir dans le menu déroulant « Comprimé vs photo validé ».

Bon à savoir : Dans le cas où l’intervenant qui procède au déplacement du produit pour lequel l’évènement « 1 — Quantité correcte du bon DIN, mais mauvais emplacement » est signalé, mais qu’il n’est pas certain à 100 % de l’apparence du produit, avant de sélectionner l’action « Comprimé vs photo validé », l’intervenant peut appuyer directement sur le DIN du produit inscrit dans la ligne de celui-ci sous la colonne « DIN » pour accéder directement à sa « Fiche produit » dans laquelle la photo devrait être disponible telle qu’illustré dans l’image ci-jointe. Il est possible que la photo ne soit pas affichée dans la « Fiche produit » d’un produit dans PRÉCIS lorsque celle-ci n’est pas disponible dans la base de données de l’application de Synergie Médicale. Le cas échéant, selon vos processus internes, vous pourrez leur faire une demande afin que la photo du produit soit ajoutée à leur base de données dans un premier temps pour qu’ensuite PRÉCIS récupère cette photo pour l’ajouter à la « Fiche produit » du produit.

Lorsque l’action aura été complétée dans la carte du patient à la suite du signalement de l’évènement « 1 — Quantité correcte du bon DIN, mais mauvais emplacement » pour le DIN d’un produit, PRÉCIS procédera à l’enregistrement de l’action complétée dans la carte du patient en ajoutant le Nom de l’intervenant ainsi que la date et l’heure auxquelles l’action « PRÉCIS » a été complétée afin d’en assurer la traçabilité et de permettre aux prochains intervenants qui auront à manipuler cette carte de comprendre l’action qui a été posée dans celle-ci par l’intervenant qui ajoutera l’intervention « Comptée » dans l’« Historique des interventions sur la carte » pour la carte du patient.