Le signalement de l’évènement « 1 — Quantité insuffisante ou manquante du bon DIN », qu’il soit fait lors de l’étape du comptage, lors de l’étape de la validation ou lors de l’étape du contrôle de qualité, pour un produit contenu dans la carte d’un patient doit tenir compte de la provenance d’inventaire de celui-ci puisqu’il aura une incidence directe sur la fraction prédéfinie ou à choisir lors du signalement de l’évènement. Les actions qui seront générées automatiquement par PRÉCIS ne seront pas les mêmes en fonction de la provenance d’inventaire du produit.

« Quantité insuffisante ou manquante du bon DIN » pour un produit « Robot » :

Signaler une « 1 — Quantité insuffisante ou manquante du bon DIN » pour un produit dont la provenance d’inventaire correspond au « Robot » de production, c’est-à-dire la ligne dans laquelle les données du produit sont inscrites sera de la couleur « GRISE ».

Avant d’appuyer sur le symbole « + » sous la colonne « Signaler évènement », le sélecteur indiquant la provenance d’inventaire du produit sera positionné sous la colonne « Complet » et la mention « N » sera inscrite sous la colonne « Externe » signifiant qu’il ne s’agit pas d’un produit « Externe », donc que sa provenance d’inventaire appartient à la localisation d’inventaire du « Robot » de production. En fonction de ces données, PRÉCIS automatisera la fraction prédéfinie dans le tableau « Alvéole(s) de destination » ainsi que les actions qui devront être effectuées dans la carte du patient lorsque le signalement de l’évènement sera confirmé. En tenant compte de ces données, appuyer sur le bouton d’action « + » affiché sous la colonne « Signaler évènement ».

PRÉCIS affichera l’encadré « Signaler un évènement pour le DIN » dans lequel vous aurez à compléter toutes les informations requises pour signaler l’évènement avant de confirmer son enregistrement officiel dans la carte et de compléter les actions requises. En fonction de l’étape du circuit du médicament à laquelle vous vous trouvez, le choix du menu déroulant pour l’« Identification » sera automatiquement défini à celle-ci, c’est-à-dire :

• « Identification : Comptage » si vous avez accédé à la carte du patient à partir de l’onglet — Comptage ;
• « Identification : DVCC » si vous avez accédé à la carte du patient à partir de l’onglet — Validation ;
• « Identification : Contre-validation » si vous avez accédé à la carte du patient à partir de l’onglet – Contrôle de qualité ;
• « Identification : Validation 10 % » si vous avez accédé à la carte du patient à partir de l’onglet – Contrôle de qualité.

Le choix défini pour l’« Identification » permet d’assurer la traçabilité de l’évènement dans la carte du patient. Ainsi, lorsque l’évènement est signalé lors d’une des étapes du circuit du médicament, l’« Identification » de l’évènement aura un lien direct sur les interventions qui seront ajoutées au tableau « Historique des interventions sur la carte » de la carte. Dans le menu déroulant « Description », choisir l’évènement « 1 — Quantité insuffisante ou manquante du bon DIN » afin que PRÉCIS vous affiche les tableaux « Alvéole(s) où se situe l’évènement : » et « Alvéole(s) de destination : » qui devront être utilisés pour compléter le signalement de l’évènement.

L’utilisation des tableaux générés par PRÉCIS permet d’illustrer plus facilement les alvéoles affectées par l’évènement détecté dans la carte du patient.

Le tableau « Alvéole(s) où se situe l’évènement » permet :

• De choisir la fraction détectée pour le produit dans le menu déroulant positionné à droite de la mention « Fraction ». Lorsqu’il s’agit d’un produit dont la provenance d’inventaire appartient à la localisation d’inventaire du « Robot » de production, la fraction à choisir devra être égale à « 1 » ;

• De choisir l’alvéole dans laquelle la quantité insuffisante ou manquante a été détectée pour le DIN du produit, c’est-à-dire l’alvéole où la correction devra être effectuée ;

Bon à savoir : Il est possible de choisir un alvéole, plusieurs alvéoles, un moment de prise (une rangée) ou plusieurs moments de prises (plusieurs rangées).

• De préciser la quantité (le nombre d’unités) présente dans cette alvéole. Le choix sélectionné ne doit pas correspondre à la quantité manquante, mais bien à la quantité totale présente dans cette alvéole.

Le tableau « Alvéole(s) de destination » permet :

• De choisir l’alvéole dans laquelle la quantité totale devra correspondre à la programmation effectuée pour l’ordonnance. L’alvéole de destination doit être la même que celle choisie pour l’alvéole où se situe l’évènement ;

• de préciser la quantité (le nombre d’unités) qui doit être présente dans cette alvéole en fonction de la programmation effectuée pour l’ordonnance. Cette donnée correspond au résultat (au nombre d’unités de produit) qui aurait dû être présent dans l’alvéole s’il n’y avait pas eu une problématique lors de l’insertion du produit dans la carte du patient par le « Robot » de production.

Bon à savoir : Le choix du menu déroulant pour la « Fraction » sera automatiquement défini par PRÉCIS en fonction de la provenance d’inventaire du produit. Puisque la ligne du produit est de la couleur « GRISE », la fraction du produit est automatiquement définie au chiffre « 1 » puisqu’un produit robot peut uniquement être servi en fraction entière.

Puisque l’évènement « 1 — Quantité insuffisante ou manquante du bon DIN » réfère à une quantité manquante dans l'alvéole de la carte d’un patient, lors de la sélection des quantités inscrites dans les différents tableaux, la quantité totale (le nombre d’unités et la fraction choisie par l’intervenant) présente dans le tableau de gauche « Alvéole(s) où se situe l’évènement » doit être inférieure à la quantité totale (le nombre d’unités et la fraction définie par PRÉCIS) présente dans le tableau de droite « Alvéole(s) de destination », à défaut de quoi, PRÉCIS empêchera l’utilisation du bouton d’action « Sauver » présent au bas de l’encadré « Signaler un évènement pour le DIN ». 

Lorsque le signalement de l’évènement est complété, appuyer sur le bouton d’action « Sauver » afin que PRÉCIS enregistre son signalement dans la carte du patient pour le DIN du produit et que les actions nécessaires à la résolution de celui-ci soient générées automatiquement par PRÉCIS dans la carte du patient.

Lorsque l’évènement « 1 — Quantité insuffisante ou manquante du bon DIN » est ajouté à la carte d’un patient pour le DIN d’un produit « Robot », PRÉCIS transposera le signalement de celui-ci dans une première ligne affichée sous la ligne d’identification du produit (c’est ce qu’on appelle la racine de l’évènement) et dans les lignes subséquentes, les actions obligatoires qui devront être complétées avant que l’intervention « Comptée » puisse être ajoutée au tableau « Historique des interventions sur la carte » du patient seront générées automatiquement par PRÉCIS. Ces actions seront inscrites en cascade, une en dessous de l’autre (ce que l’on appelle une cascade d’action à la suite d’un évènement), afin que l’intervenant puisse effectuer l’action requise dans un ordre logique qui assure la sécurité du processus. Ainsi, l’intervenant devra d’abord compléter toutes les étapes requises pour la première action suivie de celles pour la deuxième action.

Pour compléter la première action lorsque l’évènement « 1 — Quantité insuffisante ou manquante du bon DIN » est signalé pour un produit « Robot », l’intervenant devra immédiatement aviser le pharmacien afin qu'il évalue le risque que l'unité du produit se retrouve dans la carte d'un autre patient et qu'il avise l'équipe responsable de la validation que porter une attention particulière lors de la validation des cartes produites pour le foyer de production puisqu'une unité d'un produit est manquante dans une carte produite. Puisque l’action est générée automatiquement par PRÉCIS, l’intitulé de l’action portera le nom de « PRÉCIS — Aviser le pharmacien » et signifie que l’action a été générée par le système. Dans la partie centrale de la ligne de la première action, l’intervenant devra choisir dans le menu déroulant « Je confirme que j'ai avisé verbalement le pharmacien ».

Pour compléter la deuxième action lorsque l’évènement « 1 — Quantité insuffisante ou manquante du bon DIN » est signalé pour un produit « Robot », l’intervenant devra scanner le code barre de la cassette pour le produit manquant. Puisque l’action est générée automatiquement par PRÉCIS, l’intitulé de l’action portera le nom de « PRÉCIS — Scanner le produit manquant » qui signifie l’action à faire. Dans la partie centrale de la ligne de la deuxième action, l’intervenant devra choisir dans le menu déroulant « Produit servi : lire code barre » pour confirmer qu'il s'agit du bon produit qui sera ajouté dans l'alvéole où l'unité du produit est manquante.

Lorsque l’intervenant sélectionnera « Produit servi : lire code barre », PRÉCIS affichera l’encadré « Produit servi — lire le code barre » dans lequel vous aurez à scanner dans la boîte disponible le code UPC du produit pour lequel des comprimés contenus dans son format seront ajoutés dans la carte du patient pour les journées (date et moment de prise) où l’évènement « 1 — Quantité insuffisante ou manquante du bon DIN » avait été détecté. Lorsque le code UPC associé au DIN du produit aura été numérisé dans la boîte disponible, PRÉCIS enregistrera la numérisation de celui-ci dans la carte du patient et vous pourrez ainsi procéder à l’insertion des comprimés fractionnés dans les alvéoles où l’évènement a été signalé.

Noter bien : La numérisation du code UPC associé au DIN du produit doit être effectuée avant que les fractions du comprimé soient insérées dans la carte du patient pour assurer l’exactitude du produit qui sera inséré en plus d’assurer la sécurité du processus.

Noter bien : Puisque PRÉCIS préconise la sécurité des processus pour chacune des sphères d’activités qu’il couvre, la numérisation du code UPC associé au DIN produit est OBLIGATOIRE en tout temps avant d’ajouter un produit à la carte d’un patient. Le cas échéant, si le code UPC associé au DIN du produit ne se trouve pas sur le format dans lequel sont contenues les unités du produit, selon vos processus internes, vous devez créer celui-ci et l’ajouter à celui-ci avant de pouvoir poursuivre à l’étape suivante. En aucun cas il n’est possible d’insérer un produit dans la carte d’un patient sans que le code UPC de celui-ci ait été numérisé.

Bon à savoir : Si le code UPC associé au DIN du produit n’est pas celui enregistré dans la « Fiche produit », PRÉCIS vous affichera l’indication « Mauvais produit : (Nom commercial du produit et teneur) » vous informant que vous avez numérisé le code UPC associé au DIN d’un autre produit. Le cas échéant, si le code UPC numérisé est apposé sur le format du produit que vous devez utiliser (dans le cas où le pot est un vial identifié avec les données du produit qu’il contient) et que ce message d’erreur est affiché, vous devez immédiatement vous référer au pharmacien afin qu’il analyse la situation et qu’il procède à la correction de celui-ci.

Lorsque les deux (2) actions auront été complétées dans la carte du patient à la suite du signalement de l’évènement « 1 — Quantité insuffisante ou manquante du bon DIN » pour le DIN d’un produit, PRÉCIS procédera à l’enregistrement des actions complétées dans la carte du patient en ajoutant le Nom de l’intervenant ainsi que la date et l’heure auxquelles les actions « PRÉCIS » ont été complétées afin d’en assurer la traçabilité et de permettre aux prochains intervenants qui auront à manipuler cette carte de comprendre les actions qui ont été posées dans celle-ci par l’intervenant qui ajoutera l’intervention « Comptée » dans l’« Historique des interventions sur la carte » pour la carte du patient.