évènement_18 (Bris - effrité)

La détection des bris pour un médicament se fait de différentes façons. Dans le but de diminuer les interventions d’inventaire à faire dans PRÉCIS, tous les signalements de type « Bris » permettent de faire automatiquement un ajustement de la quantité présente en stock selon la provenance d’inventaire du produit problématique dès que le signalement de l’évènement est enregistré pour le DIN d’un produit dans la carte du patient. La distinction des différents bris possibles permet également de faire un suivi d’assurance qualité auprès des compagnies génériques lors de l’analyse du rapport d’assurance qualité via l’onglet — Assurance qualité, en plus d’alimenter certains onglets de PRÉCIS associés à l’optimisation de l’inventaire. En fonction du produit problématique détecté dans la carte du patient pour le DIN d’un produit, l’intervenant pourra choisir entre l’une des trois (3) sortes de « Bris » suivants :

  • L’évènement « 2 — Bris – Défaut de fabrication » est uniquement applicable lorsque le DIN du produit appartient à la localisation d’inventaire des « Externes » ou des « Sachets » (la ligne du produit dans la carte sera de la couleur mauve) et dont la fraction servie pour ce DIN est égale à un « 1 » ou pour la localisation d’inventaire d’un « Robot » de production (la ligne du produit dans la carte sera de la couleur grise). La fraction définie dans le menu déroulant du tableau « Alvéole(s) où se situe l’évènement » lors du signalement de l’évènement sera toujours « 1 ». L’évènement « 2 – Bris – Défaut de fabrication » est signalé pour le DIN d’un produit correspondant soit à :

 

  • Un comprimé dont l’apparence physique est déformée, mais dont l’enrobage est entièrement présent sur toutes les faces du comprimé telles qu’illustrées dans l’image ci-jointe. Dans ce cas, on peut dire que le défaut est d’origine et qu’il provient de l’usine de fabrication et non du transport ou des manipulations humaines ou par le robot qui ont eu lieu par la suite. C’est donc dire qu’il ne sera pas possible de retrouver la partie manquante du comprimé dans la cassette ou dans son pot.
  • Une capsule dont l’apparence physique est déformée (Image 1) ou lorsque seule une partie de la capsule extérieure est présente sans que l’autre partie ni le médicament actif soit contenu dans celle-ci (Image 2) telle qu’illustrées dans les images ci-jointes.
  • L’évènement « 2 — Bris — effrité » est uniquement applicable lorsque le DIN du produit appartient à la localisation d’inventaire des « Externes » ou des « Sachets » (la ligne du produit dans la carte sera de la couleur mauve) et dont la fraction servie pour ce DIN est égale à un « 1 » ou pour la localisation d’inventaire d’un « Robot » de production (la ligne du produit dans la carte sera de la couleur grise). La fraction définie dans le menu déroulant du tableau « Alvéole(s) où se situe l’évènement » lors du signalement de l’évènement sera toujours « 1 ». L’évènement « 2 — Bris — effrité » est signalé pour le DIN d’un produit correspondant à un comprimé dont l’apparence physique est presque entière, mais dont il présente des signes d’usures ou d’effritement au niveau de sa forme telle qu’illustrée dans l’image suivante.
  • L’évènement « 2 — Bris — mal coupé » est uniquement applicable lorsque le DIN du produit appartient à la localisation d’inventaire des « Demis », des « Quarts » ou des « Tiers » de comprimés (la ligne du produit dans la carte sera de la couleur verte). La fraction définie dans le menu déroulant du tableau « Alvéole(s) où se situe l’évènement » lors du signalement de l’évènement devra être celle associée à la fraction du comprimé de l’ordonnance, c’est-à-dire soit « ½ », « ¼ » ou « ⅓ ». L’évènement « 2 — Bris — mal coupé » est signalé pour le DIN d’un produit correspondant à un comprimé dont la fraction ne correspond pas à celle prévue par l’ordonnance soit parce qu’elle est trop petite ou trop grande telle qu’illustrée dans l’image suivante :

Le signalement de l’un de ces évènements tient compte de la provenance d’inventaire du produit et permet à PRÉCIS de procéder à l’ajustement de l’inventaire immédiatement lorsque le signalement de l’évènement est enregistré pour le DIN du produit. Quant aux actions à effectuer qui permettent d’assurer la correction sécuritaire de cet évènement, ceux-ci seront les mêmes à chaque fois qu’un intervenant signalera un évènement qui répond à la description « 2 — Bris — effrité », « 2 — Bris — défaut de fabrication » ou « 2 — Bris — mal coupé », et ce, indépendamment de la provenance d’inventaire du produit. 

À FAIRE :

 

Utiliser la méthode suivante pour signaler l’évènement « 2 — Bris — (nature du bris) » associé au DIN d’un produit :

 

Noter bien : L’évènement « 2 — Bris — effrité » sera utilisé à titre d’exemple pour expliquer la démarche à suivre pour compléter le signalement d’un « 2 — Bris — (nature du bris) » pour le DIN d’un produit puisque les actions nécessaires à la résolution de celui-ci sont les mêmes indépendamment de la description choisie, c’est-à-dire « 2 — Bris — défaut de fabrication » ou « 2 — Bris — mal coupé ».

 

Signaler un « Bris — effrité » pour un produit en tenant compte de sa provenance d’inventaire afin de déterminer la bonne fraction à utiliser lors du signalement de l’évènement.

Avant d’appuyer sur le symbole « + » sous la colonne « Signaler évènement », l’intervenant doit consulter la mention inscrite sous la colonne fraction qui donne l’indication quant à la provenance d’inventaire du produit puisque la mention inscrite sous cette colonne aura une incidence sur la fraction qui devra être définie dans l’encadré « Signaler un évènement pour le DIN ». En tenant compte de ces données, appuyer sur le bouton d’action « + » affiché sous la colonne « Signaler évènement ».

PRÉCIS affichera l’encadré « Signaler un évènement pour le DIN » dans lequel vous aurez à compléter toutes les informations requises pour signaler l’évènement avant de confirmer son enregistrement officiel dans la carte et de compléter les actions requises. En fonction de l’étape du circuit du médicament à laquelle vous vous trouvez, le choix du menu déroulant pour l’« Identification » sera automatiquement défini à celle-ci, c’est-à-dire :

 

  • « Identification : Comptage » si vous avez accédé à la carte du patient à partir de l’onglet — Comptage ;
  • « Identification : DVCC » si vous avez accédé à la carte du patient à partir de l’onglet — Validation ;
  • « Identification : Contre-validation » si vous avez accédé à la carte du patient à partir de l’onglet – Contre-validation ou de l’onglet – Contrôle de qualité ;
  • « Identification : Validation 10 % » si vous avez accédé à la carte du patient à partir de l’onglet – Contrôle de qualité.

 

Le choix défini pour l’« Identification » permet d’assurer la traçabilité de l’évènement dans la carte du patient. Ainsi, lorsque l’évènement est signalé lors d’une des étapes du circuit du médicament, l’« Identification » de l’évènement aura un lien direct sur les actions qui seront inscrites pour la résolution de l’évènement ainsi que sur celles qui seront ajoutées au tableau « Historique des interventions sur la carte ». Dans le menu déroulant « Description », choisir l’évènement « Bris — effrité » afin que PRÉCIS vous affiche le tableau « Alvéole(s) où se situe l’évènement : » qui devra être utilisé pour compléter le signalement de l’évènement.

L’utilisation du tableau généré par PRÉCIS permet d’illustrer plus facilement l’évènement détecté en plus de préciser si l’évènement a été détecté dans la carte du patient ou dans les sachets brochés au pilulier de celui-ci. L’évènement « Bris — effrité » désigne une quantité du bon DIN dont la fraction présente dans l’alvéole affiche des signes d’usures ou d’effritement au niveau de sa forme, mais dont l’unité trouvée correspond à un comprimé à l’apparence physique est presque entière. En tenant compte de la provenance d’inventaire du produit pour lequel l’évènement « Bris — effrité » est signalé, l’intervenant devra choisir le nombre d’unités impacté par la description « Bris — effrité » pour cette fraction afin de compléter le signalement conformément à l’évènement.

 

Le tableau « Alvéole(s) où se situe l’évènement » permet :

 

  • De choisir la fraction détectée pour le produit dans le menu déroulant positionné à droite de la mention « Fraction ». La fraction à choisir dans le menu déroulant devra être égale à « 1 » puisqu’il s’agit d’un « Bris — effrité ».

 

  • De choisir l’alvéole dans laquelle la quantité trouvée correspond à un « Bris — effrité » pour le DIN du produit, c’est-à-dire l’alvéole où la correction devra être effectuée. Par exemple, si une quantité effritée est trouvée dans deux (2) alvéoles, seules ces deux (2) alvéoles devront avoir un choix de défini dans le menu déroulant présent pour les journées (dates) et le moment de prise où l’évènement est détecté ;

 

Bon à savoir : Il est possible de choisir une alvéole, plusieurs alvéoles pour un moment de prise (une rangée) ou plusieurs moments de prises (plusieurs rangées).

 

  • De préciser la quantité (le nombre d’unités) impactée par le choix du bris sélectionné présente dans ces alvéoles. Le choix sélectionné doit correspondre à la quantité du produit brisé présent dans ces alvéoles. Par exemple, si chaque alvéole contient « 3 unités » du produit, mais que seule « 1 unité » du produit correspond à un « Bris — effrité », l’intervenant devra choisir dans le menu déroulant présent pour chacune des alvéoles problématiques la combinaison qui représentera « 1 unité » pour le produit en fonction de la fraction préalablement définie.

Lorsque le signalement de l’évènement est complété, appuyer sur le bouton d’action « Sauver » afin que PRÉCIS enregistre son signalement dans la carte du patient pour le DIN du produit et que les actions nécessaires à la résolution de celui-ci soient générées automatiquement par PRÉCIS dans la carte du patient.

Lorsque l’évènement « Bris — effrité » est ajouté à la carte d’un patient, PRÉCIS transposera le signalement de celui-ci dans une première ligne affichée sous la ligne d’identification du produit (ce que l’on appelle la racine de l’évènement) et dans les lignes subséquentes, l’action obligatoire qui devra être complétée avant que l’intervention « Comptée » puisse être ajoutée au tableau « Historique des interventions sur la carte » du patient et elle sera générée automatiquement par PRÉCIS. Cette action sera inscrite sous la racine de l’évènement (ce que l’on appelle une cascade d’action à la suite d’un évènement), afin que l’intervenant puisse l’effectuer et assurer la sécurité du processus. 

Pour compléter la première action lorsque l’évènement « Bris — effrité » est signalé pour le DIN d’un produit, l’intervenant devra choisir l’action qui permet d’ajouter le produit dans la carte du patient. Puisque l’action est générée automatiquement par PRÉCIS, l’intitulé de l’action portera le nom de « PRÉCIS — Scanner le produit manquant » où « PRÉCIS » signifie que l’action a été générée par le système et « Scanner le produit manquant » signifie l’action à faire. Dans la partie centrale de la ligne de la deuxième action, l’intervenant devra choisir dans le menu déroulant l’action « Produit servi : lire code barre ».

PRÉCIS affichera l’encadré « Produit servi — lire le code barre » dans lequel vous aurez à numériser dans la boîte disponible le code UPC de la cassette ou du pot où le produit est contenu afin de confirmer son identification avant de procéder à l’ajout du nombre d’unités manquantes dans la carte du patient, dans l’objectif d’assurer la sécurité et la conformité de l’insertion du produit.

 

Noter bien : Puisque PRÉCIS préconise la sécurité des processus pour chacune des sphères d’activités qu’il couvre, la numérisation du code UPC associé au DIN produit et apposé sur la cassette dans laquelle il est contenu est OBLIGATOIRE en tout temps. Le cas échéant, si le code UPC associé au DIN du produit ne se trouve pas sur la cassette au moment de la remise en pot, selon vos processus internes, vous devez créer celui-ci et l’ajouter à celle-ci avant de pouvoir poursuivre à l’étape suivante. En aucun cas il n’est possible de compléter l’insertion d’un produit dans la carte d’un patient sans que le code UPC de celui-ci ait été numérisé.

Bon à savoir : Si le code UPC associé au DIN du produit de la cassette ou du pot n’est pas celui enregistré dans la « Fiche produit », PRÉCIS vous affichera dans l’encadré la mention « Mauvais produit : (Nom et teneur du produit associé au code UPC numérisé » vous informant que vous n’avez pas numérisé le bon code UPC. Le cas échéant, si le code UPC numérisé est apposé sur la bonne cassette ou le bon pot et que ce message d’erreur est affiché, vous devez immédiatement vous référer au pharmacien.

Lorsque l’action aura été complétée dans la carte du patient à la suite du signalement de l’évènement « Bris — effrité » pour le DIN d’un produit, PRÉCIS procédera à l’enregistrement de l’action complétée dans la carte du patient en ajoutant le Nom de l’intervenant ainsi que la date et l’heure auxquelles l’action « PRÉCIS » a été complétée afin d’en assurer la traçabilité et de permettre aux prochains intervenants qui auront à manipuler cette carte de comprendre l’action posée dans celle-ci par l’intervenant qui ajoutera l’intervention « Comptée » dans le tableau « Historique des interventions sur la carte » pour la carte du patient. PRÉCIS procédera également aux ajustements d’inventaire en fonction du nombre d’unités du produit détecté dans la carte du patient.

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