évènement_10 (Bris - cassé)

La détection des bris pour un médicament se fait de différentes façons. Dans le but de diminuer les interventions d’inventaire à faire dans PRECIS, tous les signalements de type « Bris » permettent de faire automatiquement un ajustement de la quantité présente en inventaire selon la provenance d’inventaire du produit problématique dès que le signalement de l’évènement est enregistré pour le DIN du produit dans la carte du patient. La distinction des différents bris possibles permet également de faire un suivi d’assurance qualité auprès des compagnies génériques lors de l’analyse du rapport d’assurance qualité via l’onglet – Assurance qualité en plus d’alimenter certains onglets de PRÉCIS associés à l’optimisation de l’inventaire.

 

L’utilisation de la description « 2 – Bris - cassé » signifie que pour un produit donné (déposé lors de l’insertion manuelle par un humain ou lors de la préparation robotisée de la carte) la fraction physiquement présente dans l’alvéole (ex : ½ co) ne correspond pas à la fraction qui aurait dû s’y trouver (ex : 1 co), en raison du fait que le produit est brisé. Le signalement de cet évènement tient compte de la provenance d’inventaire du produit pour la sélection de la fraction à définir dans le tableau « Alvéole(s) où se situe l’évènement » puisque celle-ci permet à PRÉCIS de procéder à l’ajustement de l’inventaire immédiatement lorsque le signalement de l’évènement est enregistré pour le DIN du produit. Quant aux actions à effectuer qui permettent d’assurer la correction sécuritaire de cet évènement, ceux-ci seront les mêmes à chaque fois qu’un intervenant signalera un évènement qui répond à la description de « 2 — Bris - cassé », et ce, indépendamment de la provenance d’inventaire du produit. Utiliser la méthode suivante pour signaler l’évènement « 2 — Bris – (description du type de bris) » associé au DIN d’un produit :

À FAIRE :

 

Signaler un « 2 — Bris - cassé » pour un produit en tenant compte de sa provenance d’inventaire afin de déterminer la bonne fraction à utiliser lors du signalement de l’évènement.

Avant d’appuyer sur le symbole « + » sous la colonne « Signaler évènement », l’intervenant doit consulter la mention inscrite sous la colonne fraction qui donne l’indication quant à la provenance d’inventaire du produit puisque la mention inscrite sous cette colonne aura une incidence sur la fraction qui devra être définie dans l’encadré « Signaler un évènement pour le DIN ». En tenant compte de ces données, appuyer sur le bouton d’action « + » affiché sous la colonne « Signaler évènement ».

PRÉCIS affichera l’encadré « Signaler un évènement pour le DIN » dans lequel vous aurez à compléter toutes les informations requises pour signaler l’évènement avant de confirmer son enregistrement officiel dans la carte et de compléter les actions requises. En fonction de l’étape du circuit du médicament à laquelle vous vous trouvez, le choix du menu déroulant pour l’« Identification » sera automatiquement défini à celle-ci, c’est-à-dire :

 

  • « Identification : Comptage » si vous avez accédé à la carte du patient à partir de l’onglet — Comptage ;
  • « Identification : DVCC » si vous avez accédé à la carte du patient à partir de l’onglet — Validation ;
  • « Identification : Contre-validation » si vous avez accédé à la carte du patient à partir de l’onglet – Contre-validation ou de l’onglet – Contrôle de qualité ;
  • « Identification : Validation 10 % » si vous avez accédé à la carte du patient à partir de l’onglet – Contrôle de qualité.

 

Le choix défini pour l’« Identification » permet d’assurer la traçabilité de l’évènement dans la carte du patient. Ainsi, lorsque l’évènement est signalé lors d’une des étapes du circuit du médicament, l’« Identification » de l’évènement aura un lien direct sur les actions qui seront inscrites pour la résolution de l’évènement ainsi que sur celles qui seront ajoutées au tableau « Historique des interventions sur la carte » de la carte. Dans le menu déroulant « Description », choisir l’évènement « 2 – Bris – cassé » afin que PRÉCIS vous affiche le tableau « Alvéole(s) où se situe l’évènement : » qui devra être utilisé pour compléter le signalement de l’évènement.

L’utilisation du tableau généré par PRÉCIS permet d’illustrer plus facilement l’évènement détecté en plus de préciser si l’évènement a été détecté dans la carte du patient ou dans les sachets brochés au pilulier de celui-ci. Puisque l’évènement « 2 – Bris - cassé » désigne une quantité du bon DIN présent dans la carte du patient, dont la fraction présente dans l’alvéole ne correspond pas à celle prévue lors de la programmation de l’ordonnance puisque celle-ci est présente dans une fraction inférieure qui illustre un bris. En tenant compte de la provenance d’inventaire du produit pour lequel l’évènement « 2 – Bris - cassé » est signalé, l’intervenant devra choisir la fraction trouvé dans l’alvéole et le nombre d’unités présents pour cette fraction pour compléter le signalement conformément à l’évènement.

 

Noter bien : Il est important de faire la distinction entre l’utilisation de l’évènement « 1 – Quantité insuffisante ou manquante du bon DIN » et « 2 – Bris – cassé » puisque le signalement de ces actions n’ont pas le même impact dans PRÉCIS et les actions qui seront générées seront différentes. Lorsqu’un intervenant détecte une fraction ; ½ comprimé, ¼ de comprimé ou ⅓ de comprimé, dans UNE SEULE ALVÉOLE pour la carte d’un patient, l’évènement à utiliser est « 2 – Bris – cassé » puisque la situation illustre vraisemblablement un bris. À l’inverse, si l’intervenant détecte une fraction dans CHACUNE DES ALVÉOLES D’UN MOMENT DE PRISE pour la carte d’un patient, l’évènement à utiliser est « 1 – Quantité insuffisante ou manquante du bon DIN » puisqu’il est improbable qu’un humain ou qu’un robot de production est déposé à sept (7) reprises consécutives la quantité du produit brisé.

 

Le tableau « Alvéole(s) où se situe l’évènement » permet :

 

  • De choisir la fraction détectée pour le produit dans le menu déroulant positionné à droite de la mention « Fraction ». S’il s’agit d’un comprimé, la fraction à choisir devra être soit ½ ou ¼. Lorsqu’il s’agit d’une capsule ou d’une gélule, la fraction à choisir devra être 1.

 

  • De choisir l’alvéole dans laquelle la quantité trouvée correspond à un « Bris – cassé » pour le DIN du produit, c’est-à-dire l’alvéole où la correction devra être effectuée. Par exemple, si une quantité brisée est trouvée dans deux (2) alvéoles, seules ces alvéoles devront avoir un choix de défini dans le menu déroulant présent pour les journées (dates) et le moment de prise où l’évènement est détecté ;

 

Bon à savoir : Il est possible de choisir une alvéole, plusieurs alvéoles pour un moment de prise (une rangée) ou plusieurs moments de prises (plusieurs rangées).

 

  • De préciser la quantité (le nombre d’unités) présente dans ces alvéoles. Le choix sélectionné ne doit pas correspond à la quantité en trop, mais bien à la quantité totale présente dans ces alvéoles. Par exemple, si chaque alvéole devait contenir « 1 unité » du produit, qu’elles contiennent chacune « 1 unité » au total, mais dont l’unité globale est présente en « 2 unités de ½ comprimé », l’intervenant devra choisir dans le menu déroulant présent chacune des alvéoles problématiques la combinaison qui représentera « 2 unités de ½ comprimés » pour le produit en fonction de la fraction préalablement définie.

Lorsque le signalement de l’évènement est complété, appuyer sur le bouton d’action « Sauver » afin que PRÉCIS enregistre son signalement dans la carte du patient pour le DIN du produit et que les actions nécessaires à la résolution de celui-ci soient générées automatiquement par PRÉCIS dans la carte du patient.

Lorsque l’évènement « 2 – Bris - cassé » est ajouté à la carte d’un patient, PRÉCIS transposera le signalement de celui-ci dans une première ligne affichée sous la ligne d’identification du produit (ce que l’on appelle la racine de l’évènement) et dans les lignes subséquentes, les actions obligatoires qui devront être complétées avant que l’intervention « Comptée » puisse être ajoutée au tableau « Historique des interventions sur la carte » du patient et elles seront générées automatiquement par PRÉCIS. Ces actions seront inscrites sous la racine de l’évènement (ce que l’on appelle une cascade d’action à la suite d’un évènement), afin que l’intervenant puisse les effectuer dans un ordre logique qui assure la sécurité du processus. 

Pour compléter la première action lorsque l’évènement « 2 – Bris - cassé » est signalé pour un produit, l’intervenant devra confirmer avoir vérifié le contenu de la cassette ou du pot afin de s’assurer de retirer toutes les autres fractions non-conformes de manière à éviter qu’un autre évènement « 2 – Bris – cassé » soit signalé dans la carte d’un autre patient. Puisque l’action est générée automatiquement par PRÉCIS, l’intitulé de l’action portera le nom de « PRÉCIS — Bris – cassé trouvé — Autres infos. : Vérifier le contenu de la cassette/pot » ou « PRÉCIS — Bris – cassé trouvé » signifie que l’action a été générée par le système et « Autres infos. : Vérifier le contenu de la cassette/pot » signifie l’action à faire. Dans la partie centrale de la ligne de l’action, l’intervenant devra choisir dans le menu déroulant « Comprimé vs photo validé ».

Bon à savoir : Le numéro de la cassette ou l’emplacement où se trouve le pot dans la CPO est toujours inscrit sous la colonne « Empl./cass. » dans la ligne du produit. Référez-vous à cette donnée pour faciliter la récupération du contenant à vérifier.

Lorsque l’intervenant sélectionnera l’action « Cassette/pot vérifié », PRÉCIS affichera l’encadré « Inscrire la quantité « Bris – cassé » trouvée dans la cassette X pour le DIN XXXXXX – (Nom et teneur du produit associé au DIN) » dans lequel vous aurez à inscrire dans la boîte disponible le nombre d’unités de produit (la quantité) trouvée dans la cassette ou le pot qui est brisé (Image 1). La quantité à inscrire doit absolument être un nombre entier puisque vous aurez ensuite à définir la fraction du produit brisé trouvé. L’inscription d’une quantité en fonction de la fraction permet à PRÉCIS d’ajuster automatiquement la quantité disponible en inventaire en procédant à la déduction de cette quantité pour la localisation d’inventaire à laquelle appartient le produit. Appuyer sur le bouton d’action « Enregistrer » lorsque l’intervenant aura inscrit la quantité (le nombre d’unités de produit) et aura défini la fraction de ce produit dans le menu déroulant (Image 2). PRÉCIS procédera à l’enregistrement de l’action dans la carte du patient et effectuera automatiquement l’ajustement d’inventaire.

Bon à savoir : si l’intervenant ne trouve pas une quantité du produit lors de la vérification du contenu de la cassette ou du pot, dans la boîte disponible à droite de la mention « Quantité », il devra inscrire le chiffre « 0 » et définir une fraction dans le menu déroulant afin de procéder à l’enregistrement de l’action effectuée.

Lorsque l’action aura été complétée dans la carte du patient à la suite du signalement de l’évènement « 2 – Bris - cassé » pour le DIN d’un produit, PRÉCIS procédera à l’enregistrement de l’action complétée dans la carte du patient en ajoutant le Nom de l’intervenant ainsi que la date et l’heure auxquelles l’action « PRÉCIS » a été complétée afin d’en assurer la traçabilité et de permettre aux prochains intervenants qui auront à manipuler cette carte de comprendre l’action qui a été posée dans celle-ci par l’intervenant qui ajoutera l’intervention « Comptée » dans le tableau « Historique des interventions sur la carte » pour la carte du patient.

Pour compléter la deuxième action lorsque l’évènement « 2 – Bris - cassé » est signalé pour le DIN d’un produit, l’intervenant devra choisir l’action qui permet d’ajouter le produit dans la carte du patient. Puisque l’action est générée automatiquement par PRÉCIS, l’intitulé de l’action portera le nom de « PRÉCIS — Scanner le produit manquant » où « PRÉCIS » signifie que l’action a été générée par le système et « Scanner le produit manquant » signifie l’action à faire. Dans la partie centrale de la ligne de la deuxième action, l’intervenant devra choisir dans le menu déroulant l’action « Produit servi : lire code barre ».

PRÉCIS affichera l’encadré « Produit servi — lire le code barre » dans lequel vous aurez à numériser dans la boîte disponible le code UPC de la cassette ou du pot où le produit est contenu afin de confirmer son identification avant de procéder à l’ajout du nombre d’unités manquantes dans la carte du patient, dans l’objectif d’assurer la sécurité et la conformité de l’insertion du produit.

 

Noter bien : Puisque PRÉCIS préconise la sécurité des processus pour chacune des sphères d’activités qu’il couvre, la numérisation du code UPC associé au DIN produit et apposé sur la cassette dans laquelle il est contenu est OBLIGATOIRE en tout temps. Le cas échéant, si le code UPC associé au DIN du produit ne se trouve pas sur la cassette au moment de la remise en pot, selon vos processus internes, vous devez créer celui-ci et l’ajouter à celle-ci avant de pouvoir poursuivre à l’étape suivante. En aucun cas il n’est possible de compléter l’insertion d’un produit dans la carte d’un patient sans que le code UPC de celui-ci ait été numérisé.

Bon à savoir : Si le code UPC associé au DIN du produit de la cassette ou du pot n’est pas celui enregistré dans la « Fiche produit », PRÉCIS vous affichera dans l’encadré la mention « Mauvais produit : (Nom et teneur du produit associé au code UPC numérisé » vous informant que vous n’avez pas numérisé le bon code UPC. Le cas échéant, si le code UPC numérisé est apposé sur la bonne cassette ou le bon pot et que ce message d’erreur est affiché, vous devez immédiatement vous référer au pharmacien.

Lorsque les deux (2) actions auront été complétées dans la carte du patient à la suite du signalement de l’évènement « 2 – Bris - cassé » pour le DIN d’un produit, PRÉCIS procédera à l’enregistrement des actions complétées dans la carte du patient en ajoutant le Nom de l’intervenant ainsi que la date et l’heure auxquelles les actions « PRÉCIS » ont été complétées afin d’en assurer la traçabilité et de permettre aux prochains intervenants qui auront à manipuler cette carte de comprendre les actions qui ont été posées dans celle-ci par l’intervenant qui ajoutera l’intervention « Comptée » dans le tableau « Historique des interventions sur la carte » pour la carte du patient. PRÉCIS procédera également aux ajustement d’inventaire en fonction du nombre d’unités du produit détecté dans la carte du patient ainsi que celui inscrit lors de la vérification de la cassette ou du pot.

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