Sous-onglet - Rupture de stock

L’onglet PRÉCIS – Rupture de stock permet, selon les données concernant les pénuries prévues, de générer une commande des produits visés par une potentielle rupture d’approvisionnement et ainsi, avoir en stock les quantités suffisantes pour couvrir la période complète de la pénurie. Par l’entreprise des données fournies par le site « Pénuries de médicaments Canada », l’importation des données fournies dans leur rapport permet à PRÉCIS de créer un tableau dans lequel les produits et les quantités à commander sont inscrits à des fins d’analyse avant de transmettre ces informations sur le site de votre grossiste.

Noter bien : Si votre représentant pharmaceutique vous transmet l’information en fichier Excel, vous pouvez aviser le support à la clientèle de PRÉCIS pour que vous puissiez utiliser ces données avec PRÉCIS.

EXEMPLE DE L’ONGLET PRÉCIS — RUPTURE DE STOCK

À SAVOIR :

: L’encadré « Glisser un CSV ici » permet d’importer le rapport des pénuries prévues produit à partir du site « Pénuries de médicaments Canada » ou celui transmis par votre représentant pharmaceutique dans PRÉCIS en transposant les données comprises dans ce rapport sous forme d’un tableau.

Le tableau contenant les produits visés par la pénurie prévue se compose lorsque le rapport est exporté du site « Pénuries de médicaments Canada » vers PRÉCIS. Les données comprises dans ce tableau doivent être analysées préalablement à l’action de commander.

: La donnée inscrite sous la colonne « DIN » correspond au DIN du produit visé par la pénurie prévue.

: La donnée inscrite sous la colonne « Web_ds description » correspond au Nom du produit associé au DIN visé par la pénurie prévue tel qu’il est inscrit sur le site « Pénuries de médicaments Canada » ou du fichier de votre représentant pharmaceutique.

: La donnée inscrite sous la colonne « PRÉCIS nom-force-forme » correspond au Nom, à la force et à la forme du produit associé au DIN visé par la pénurie prévue tel que ces informations sont inscrites dans la Fiche produit de PRÉCIS.

: La donnée inscrite sous la colonne « Compagnie » correspond à l’abréviation associée au manufacturier à qui appartient le DIN du produit visé par la pénurie prévue. Cette donnée correspond au « Code-manufacturier » associé au DIN dans la Fiche produit de PRÉCIS.

: La donnée inscrite sous la colonne « Codex » correspond au Codex du produit associé au DIN visé par la pénurie prévue. Le Codex affiché est celui qui a été attribué au produit dans la Fiche produit.

Bon à savoir : Cette donnée doit être analysée pour tous les produits contenus dans le tableau des produits visés par la pénurie prévue avant de transmettre le fichier de commande vers le site de votre grossiste.

: Les données inscrites sous les colonnes « Début » et « Retour » correspondent à la période totale pour laquelle le DIN affiché sur la ligne consultée est visé par la pénurie prévue. La date sous la colonne « Début » indique la date à laquelle la pénurie est prévue et la date sous la colonne « Retour », quant à elle, indique la date à laquelle la pénurie prévue devrait cesser tel qu’elles sont inscrites sur le site « Pénuries de médicaments Canada » ou du fichier transmis par votre représentant pharmaceutique.

: La donnée inscrite sous la colonne « Localisation » correspond à la localisation d’inventaire dans laquelle le produit visé par la pénurie prévue doivent être commandé. La donnée inscrite sous la colonne « Inventaire » correspond à la quantité présente dans la localisation d’inventaire mentionnée sous la colonne « Localisation ».

: La donnée inscrite sous la colonne « Ventes 28 jours » correspond au nombre d’unités de produit pour le DIN pour lequel PRÉCIS a enregistré des ventes au cours des 28 derniers jours pour la localisation d’inventaire mentionnée.

: La donnée inscrite sous la colonne « Quantité à commander » correspond au nombre de formats à commander pour le DIN du produit visé par la pénurie prévue. La donnée inscrite sous cette colonne est calculée automatiquement par PRÉCIS en fonction de la quantité présente dans l’inventaire et du nombre d’unités vendues au cours des 28 derniers jours. En tenant compte de ces données, PRÉCIS évalue le nombre de formats qui sera nécessaires à commander pour couvrir la période de la pénurie potentielle à laquelle PRÉCIS ajoute vos périodes « tampon » selon la durée de la période en souffrance. Les périodes tampons sont définies et modifiables dans les variables du système. Par exemple, vous pourriez établir lorsqu’un produit est visé par une pénurie que si la période pour laquelle le produit risque d’être en souffrance est inférieure à un (1) mois, PRÉCIS ajoutera deux (2) semaines supplémentaires (période « tampon » de 14 jours) de ventes dans son calcul. Si la période pour laquelle le produit risque d’être en souffrance est supérieure à un (1) mois, PRÉCIS ajoutera quatre (4) semaines supplémentaires (période « tampon » de 28 jours) de ventes dans son calcul.

: La donnée inscrite sous la colonne « Format » correspond au format du produit visé par la pénurie prévue qui sera commandé. Le format à commander correspond au « Format-UPC » choisit vis-à-vis la localisation d’inventaire dans la Fiche produit du produit dans PRÉCIS. En corrélation avec la donnée inscrite sous la colonne « Quantité à commander », si PRÉCIS indique le chiffre « 2 » comme quantité à commander, cela signifie que PRÉCIS suggère qu’il y ait deux (2) formats de 100,00 comprimés de commander pour couvrir la période de la pénurie prévue et votre période tampon.

: La donnée inscrite sous la colonne « UPC » correspond au code UPC associé au format du produit qui sera commandé. Le code UPC affiché est celui qui a été attribué au format du produit dans la Fiche produit.

: La donnée inscrite sous la colonne « Prix » correspond au prix total (valeur monétaire) de la « Quantité à commander » en fonction du « Format ».

: La donnée inscrite sous la colonne « alternative » correspond à l’information disponible dans le fichier de votre représentant pharmaceutique, s’il y a lieu.

À FAIRE :

L’onglet — Rupture de stock est alimenté par l’importation d’un fichier de type « CSV » permettant à PRÉCIS de convertir les données comprises dans ce fichier dans un tableau rendant possible l’analyse des produits dont une pénurie est prévue et de commander, selon certains critères à respecter, les quantités nécessaires pour couvrir la période de la pénurie. Référez-vous à la démarche suivante afin de compléter toutes les étapes nécessaires à l’importation du fichier vers PRÉCIS.

1) Accéder au site Web des signalements et des cessations de vente de médicaments au Canada : https://www.penuriesdemedicamentscanada.ca/

2) À partir de la page d’accueil, appuyer sur l’onglet « Recherche » et sélectionner « Rapports ». Vous serez automatiquement redirigé à la page « Rechercher les rapports ».

3) À partir de la page « Rechercher les rapports », conserver tous les champs de la page VIDE à l’exception du champ « État » où vous devrez modifier le choix initial « Tout » par « Pénurie prévue » pour obtenir le rapport contenant tous les produits pour lesquels une pénurie est prévue. Une fois sélectionné, appuyer sur le bouton « Recherche ».

4) Les produits s’afficheront dans un tableau au bas de la page. Afin de récupérer les données et de les transposer dans l’onglet — Rupture de stock de PRÉCIS, appuyer sur le bouton « Exporter les résultats » (Image 1).

4.1) Le rapport des produits dont une pénurie est prévue se téléchargera automatiquement (Image 2). Conserver le rapport téléchargé dans le bas de la page (n’appuyez pas sur le « X » pour fermer la fenêtre affichant le fichier téléchargé).

5) Revenir à PRÉCIS pour télécharger le rapport « Pénurie prévue » dans l’onglet — Rupture de stock dans l’encadré au centre de la page où l’indication « Glisser un CSV ici » est inscrite. À l’aide du bouton de gauche de la souris, appuyer sur le rapport téléchargé dans le bas de la page ou à partir du dossier « téléchargement » de votre ordinateur (laisser votre doigt enfoncé sur le bouton de la souris tout au long du processus) et glisser le fichier dans l’encadré.

6) PRÉCIS téléchargera les données comprises dans le rapport en les transposant sous forme de tableau dans lequel une analyse des produits visés par la pénurie prévue et leurs quantités pourra être faite. L’évaluation des produits à commander et leurs quantités doivent tenir compte des critères suivants :

Si le produit est utilisé par un seul patient : vous pouvez confirmer la vente auprès de la pharmacie cliente. Selon vos procédures internes, il pourrait être de bonne pratique de répartir le risque financier de manière à supporter l’achat du produit visé par la pénurie pour avoir en stock la quantité suffisante pour compléter la production, mais dans le cas où le patient cesserait le traitement, la pharmacie cliente pourrait devoir acheter le produit à la CPO.
Si les quantités à commander dépassent la valeur définie par votre pharmacie, par exemple 25 pots ou 1000,00 $ :

Vérifier la valeur totale de la commande (tous les emplacements confondus).
Vérifier les options disponibles lorsque le produit sera en souffrance et la durée prévue pour la période de la pénurie :

S’il existe un autre générique qui n’est pas en souffrance, modifier la « Quantité à commander » à zéro (0). Une table de conversion devra être planifiée.
S’il n’existe pas d’autres génériques, vérifier la quantité auprès du pharmacien gestionnaire. Modifier la « Quantité à commander » au besoin.
S’il s’agit d’un produit d’origine sans générique équivalent, vérifier auprès du pharmacien gestionnaire. Modifier la « Quantité à commander » au besoin.

Noter bien : Les critères mentionnés ci-haut peuvent être adaptés à la réalité de vos besoins.

7) Lorsque tous les produits et leurs quantités sont vérifiés et respectent vos critères pour la commande des prévisions pour les produits dont une pénurie est prévue, appuyer sur le bouton d’action « Commander ». PRÉCIS généra automatiquement un fichier de commande pour chaque localisation d’inventaire où une quantité de produit devait être commandée. Lorsque tous les fichiers seront transférés sur le site de votre grossiste, PRÉCIS vous affichera une message d’avertissement pour vous rappeler de transmettre ces commandes dans chacun des comptes auxquels une commande a été transmise sur le site de votre grossiste. Appuyer sur le bouton d’action « Ok ». L’onglet – Rupture de stock sera à nouveau vide.